Wenn Sie ein virtuelles Büro für Ihr Unternehmen einrichten wollen, müssen Sie eine Reihe von Dokumenten vorlegen. Die Unterlagen sollten vom UBO (Ultimate benificial owner) des Unternehmens eingereicht werden. Welche Dokumente sollen tatsächlich vorgelegt werden und warum? Und wie sieht es mit dem Datenschutz aus?
Warum muss ich diese Dokumente vorlegen?
Bevor wir auf die vorzulegenden Dokumente eingehen, werden wir kurz erläutern, warum diese Dokumente benötigt werden und auf welcher Rechtsgrundlage sie beruhen.
Einige Unternehmen sind mit WWFT-Gesetzen konfrontiert. Das Gesetz zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung (Prevention of Money Laundering and Terrorist Financing Act). Finanzinstitute wie Banken, aber auch Unternehmen, die Domizilierungen vornehmen, müssen sich daran halten. Aus diesem Grund müssen auch Unternehmen, die virtuelle Büros anbieten, diese Rechtsvorschriften einhalten. Ein virtuelles Büro wird als eine Form des Wohnsitzes angesehen.
Die niederländische Regierung überwacht diese Rechtsvorschriften streng. Seien Sie also nicht überrascht, wenn Ihr Dokument abgelehnt wird, weil es einen Tag älter ist als erlaubt. Vor allem nach dem berühmten Fall der „Panama Papers“, der groß angelegte Betrügereien durch die Gründung von Offshore-Gesellschaften in Steuerparadiesen aufdeckte, wurden die WWFT-Gesetze und die Überwachung verschärft.
Welche Dokumente muss ich vorlegen?
Welche Unterlagen vorzulegen sind, hängt von zwei Faktoren ab. Das Land, in dem die Dienstleistungen in Anspruch genommen werden, und welche Dienstleistungen genau in Anspruch genommen werden. So verlangen einige Länder mehr Unterlagen als andere, und die Anforderungen für eine Geschäftsadresse sind in der Regel weniger streng als für eine Meldeadresse. (Übrigens eignet sich in einigen Ländern auch eine Postanschrift als Adresse für die Unternehmensregistrierung, aber darauf wollen wir der Einfachheit halber jetzt nicht näher eingehen). Die am häufigsten angeforderten Dokumente sind:
- Kopie des Identitätsnachweises
- Personenüberprüfung mit Identitätsnachweis
- Nachweis der Privatanschrift
- Auszug aus dem Handelsregister (wenn es sich um eine Kapitalgesellschaft handelt, kann dieser später vorgelegt werden)
- UBO-Erklärung
Was ist mit der Privatsphäre? AVG vs. WWFT
Aber darf ein Unternehmen einfach so nach meinen privaten Daten fragen? Um diese Frage geht es bei der AVG. Die Allgemeine Datenschutzverordnung. Dabei handelt es sich um ein europäisches Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten. Unternehmen und Behörden müssen sich bei der Aufbewahrung und Verarbeitung personenbezogener Daten an strenge Regeln halten.
Die AVG und der WWFT scheinen sich also zunächst zu widersprechen. Dies ist jedoch nicht der Fall. Das niederländische Recht unterscheidet zwischen allgemeinen und besonderen Gesetzen, wobei die letzteren Vorrang vor den ersteren haben. Das WWFT ist ein Sondergesetz und hat daher Vorrang vor der allgemeinen Datenschutzverordnung. Diese beiden Rechtsvorschriften müssen sich also nicht gegenseitig ausschließen und können sich in einigen Fällen gut ergänzen.
