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Lorsque vous souhaitez souscrire un bureau virtuel pour votre entreprise, un certain nombre de documents vous seront demandés. La documentation doit provenir de l’UBO (Ultimate benificial owner) de la société. Quels documents doivent effectivement être fournis, et pourquoi ? Et qu’en est-il du respect de la vie privée ?
Pourquoi dois-je fournir ces documents ?

Avant d’aborder les documents qui doivent être fournis, nous expliquerons brièvement pourquoi ces documents sont nécessaires et sur quelle législation ils sont basés.

Certaines entreprises sont confrontées à la législation WWFT. La loi sur la prévention du blanchiment d’argent et du financement du terrorisme. Les institutions financières telles que les banques doivent s’y conformer, mais aussi les sociétés de domiciliation. C’est pourquoi les entreprises proposant des bureaux virtuels doivent également se conformer à cette législation. Un bureau virtuel est considéré comme une forme de domicile.

Le gouvernement néerlandais contrôle strictement cette législation. Ne soyez donc pas surpris si votre document est rejeté parce qu’il a un jour de plus que la date autorisée. C’est notamment à la suite de la fameuse affaire des « Panama Papers », qui a révélé une fraude à grande échelle par la création de sociétés off-shore dans des paradis fiscaux, que la législation et la surveillance du WWFT ont été renforcées.

Quels documents dois-je fournir ?

Les documents qui doivent être fournis dépendent de deux choses. Le pays dans lequel les services sont pris, et exactement quels services sont pris. Par exemple, certains pays exigent plus de documents que d’autres et les exigences relatives à une adresse postale professionnelle sont généralement moins strictes que celles relatives à une adresse d’enregistrement. (Soit dit en passant, dans certains pays, une adresse postale peut également servir d’adresse pour l’enregistrement d’une entreprise, mais par souci de commodité, ne nous attardons pas sur ce point pour le moment). Les documents les plus fréquemment demandés sont :

  • Copie de la preuve d’identité
  • Vérification des personnes avec preuve d’ident
  • Preuve de l’adresse privée
  • Extrait du registre du commerce (si la société est constituée en société, il peut être fourni ultérieurement).
  • Déclaration de l’UBO
Qu’en est-il de la vie privée ? AVG vs. WWFT

Mais une entreprise peut-elle simplement me demander mes données privées ? L’AVG porte sur cette question. Le règlement général sur la protection des données. Il s’agit d’une loi européenne visant à protéger les données personnelles. Les entreprises et les organismes publics doivent suivre des règles strictes lorsqu’ils conservent et traitent des données personnelles.

Ainsi, l’AVG et le WWFT semblent initialement se contredire. Pourtant, ce n’est pas le cas. Le droit néerlandais fait la distinction entre les lois générales et les lois spéciales, ces dernières ayant la priorité sur les premières. La loi WWFT est une loi spéciale et prévaut donc sur le règlement général sur la protection des données. Ces deux législations ne doivent donc pas s’exclure mutuellement et, dans certains cas, elles se complètent bien.