Wanneer je een virtueel kantoor wil afsluiten voor je onderneming zul je om een aantal documenten worden gevraagd. De documentatie dient in afkomstig te zijn van de UBO (Ultimate benificial owner) van de onderneming. Welke documenten moeten er eigenlijk worden aangeleverd, en waarom? En hoe zit dat met de privacywetgving?
Waarom moet ik deze documenten aanleveren?
Voordat we in gaan op de documenten die aangeleverd dienen te worden zullen we kort uitleggen waarom deze documenten nodig zijn en op welke wetgeving dit gebaseerd is.
Sommige ondernemingen hebben te maken met de WWFT wetgeving. De wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme. Financiële instellingen zoals banken moeten zich hier aan houden, maar ook bedrijven die zich bezig houden met het verstrekken van domicilie. Dit is de reden dat bedrijven die virtuele kantoren aanbieden zich ook aan deze wetgeving moeten houden. Een virtueel kantoor wordt gezien als een vorm van domicilie.
De Nederlandse overheid controleert streng op deze wetgeving. Kijk dus niet vreemd op wanneer je document wordt afgekeurd omdat deze één dag ouder is dan toegestaan. Zeker naar aanleiding van de beroemde zaak van ’De Panama Papers’, waarin aan het licht kwam dat er op grote schaal fraude is gepleegd door het opzetten van off-shore ondernemingen in belastingparadijzen, is de WWFT wetgeving en de controle daarop aangescherpt.
Welke documenten moet ik aanleveren?
Welke documenten moeten worden aangeleverd is afhankelijk van twee zaken. Het land waarin de diensten worden afgenomen, en wélke diensten er precies worden afgenomen. Zo vragen sommige landen om meer documentatie dan andere landen en zijn de vereisten voor een zakelijke postadres doorgaans minder streng dan voor een registratie adres. (In sommige landen is een postadres overigens ook geschikt als een zakelijk registratie adres, maar laten we daar voor het gemak nu even niet verder op in gaan). De meest gevraagde documenten zijn:
- Kopie van het legitimatie bewijs
- Persoonsverificatie bij het legitimatiebewijs
- Bewijs van privé adres
- Uittreksel van het handelsregister (indien het een onderneming een oprichting betreft kan deze later worden aangeleverd)
- UBO-verklaring
Hoe zit dat met de privacy? AVG vs. WWFT
Maar mag een bedrijf wel zomaar om mijn privé gegevens vragen? Over deze vraag gaat de AVG. De algemene verordering gegevensbescherming. Dit is een Europese wetgeveving gericht op de bescherming van persoonsgegevens. Bedrijven en overheidsinstanties moeten zich aan strikte regels houden wanneer zij persoonsgegevens bijhouden en verwerken.
De AVG en de WWFT lijken elkaar in eerste instantie dus tegen te spreken. Toch is dit niet het geval. In het Nederlands recht wordt een onderscheid gemaakt tussen algemene en bijzondere wetten, waarbij de tweede categorie voorrang heeft op de eerste. De WWFT is een bijzondere wet en heeft dus voorrang op de algemene verordering gegevensbescherming. Deze twee wetgevingen hoeven elkaar dus niet uit te sluiten en vullen elkaar in sommige gevallen juist mooi aan.
