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Cuando quiera contratar una oficina virtual para su empresa, le pedirán una serie de documentos. La documentación debe proceder de la UBO (Ultimate benificial owner) de la empresa. ¿Qué documentos deben facilitarse realmente y por qué? ¿Y la ley de protección de datos?
¿Por qué tengo que presentar estos documentos?

Antes de entrar en los documentos que deben aportarse, explicaremos brevemente por qué son necesarios y en qué legislación se basan.

Algunas empresas se enfrentan a la legislación WWFT. Ley de Prevención del Blanqueo de Capitales y de la Financiación del Terrorismo. Las entidades financieras, como los bancos, tienen que cumplirlo, pero también las empresas que se dedican a la domiciliación. Por ello, las empresas que ofrecen oficinas virtuales también deben cumplir esta legislación. Una oficina virtual se considera una forma de domicilio.

El gobierno neerlandés supervisa estrictamente esta legislación. Así que no se sorprenda si su documento es rechazado porque tiene un día más de lo permitido. Especialmente a raíz del famoso caso de los “Papeles de Panamá”, que reveló fraudes a gran escala mediante la creación de empresas off-shore en paraísos fiscales, se ha endurecido la legislación y la vigilancia del WWFT.

¿Qué documentos debo aportar?

Los documentos que deben presentarse dependen de dos factores. El país en el que se toman los servicios y exactamente qué servicios se toman. Por ejemplo, algunos países exigen más documentación que otros y los requisitos para una dirección postal comercial suelen ser menos estrictos que para una dirección de registro. (Por cierto, en algunos países, una dirección postal también sirve como dirección de registro de la empresa, pero por comodidad, no vamos a insistir en ello por ahora). Los documentos más solicitados son:

  • Copia del documento de identidad
  • Verificación personal con prueba de identidad
  • Justificante de domicilio privado
  • Extracto del registro mercantil (si la empresa es una sociedad anónima, puede facilitarse más adelante
  • Declaración de la UBO
¿Y la privacidad? AVG frente a WWFT

Pero, ¿puede una empresa pedir sin más mis datos privados? La AVG trata de esta cuestión. El Reglamento General de Protección de Datos. Se trata de una ley europea destinada a proteger los datos personales. Las empresas y organismos públicos tienen que seguir normas estrictas a la hora de conservar y procesar datos personale

Así pues, la AVG y la WWFT parecen contradecirse inicialmente. Sin embargo, no es así. El Derecho neerlandés distingue entre leyes generales y especiales, prevaleciendo las segundas sobre las primeras. La WWFT es una ley especial y, por tanto, prevalece sobre el Reglamento General de Protección de Datos. Así pues, estas dos legislaciones no tienen por qué excluirse mutuamente y, en algunos casos, se complementan muy bien.