Een opdracht loopt anders dan verwacht. De klant is ontevreden, er volgt een discussie over de factuur en de toon in de mails wordt steeds feller. Dan gaat ‘s avonds de bel. Het is diezelfde klant, op je stoep. Hoe hij je adres wist? Hij zocht je bedrijfsnaam op in het Handelsregister van de KVK. Dat kostte hem een paar seconden.
Voor veel zzp’ers is dit geen ver-van-mijn-bedshow. Wie vanuit huis werkt, staat bij de KVK vaak ingeschreven op zijn woonadres. En dat bezoekadres is volgens de Handelsregisterwet in principe openbaar. De KVK geeft zelf ook aan dat ondernemers soms te maken krijgen met bedreigingen op hun werk- of woonadres.
Het goede nieuws: heb je een eenmanszaak, dan kun je je bezoekadres altijd laten afschermen. Je hoeft daar geen dreiging of bijzondere reden voor aan te tonen.
Waarom zou je je adres willen afschermen?
Een boze klant is niet de enige reden om je adres af te schermen.
- Ongevraagde post en acquisitie: Wie zich net inschrijft, merkt het vaak snel: brieven over advertenties, bedrijfsgidsen of “verplichte” registraties die helemaal niet verplicht zijn, en soms zelfs verkopers aan de deur. Als je woonadres ook je openbare bedrijfsadres is, komt al die commerciële aandacht bij je thuis binnen. Let wel: afschermen stopt reclamepost niet volledig, want je postadres blijft openbaar. Daarvoor kun je bij de KVK ook een Non-Mailing-Indicator aanvragen, waarmee op je uittreksel staat dat je adressen niet gebruikt mogen worden voor reclamepost.
- Een scheiding tussen werk en privé: Veel zzp’ers kiezen bewust voor ondernemen vanuit huis, maar willen niet dat iedereen die met hun bedrijf te maken heeft, ook weet waar ze wonen. Een afgeschermd adres helpt om die grens te bewaken.
- Een beroep dat gevoelig ligt: Werk je bijvoorbeeld als journalist, in de zorg, in de handhaving of als incassospecialist, dan kom je eerder in conflict met mensen dan gemiddeld. Juist dan is het fijn als je woonadres niet met één zoekopdracht te vinden is.
Hoe werkt het?
Heb je al een eenmanszaak? Dan regel je de afscherming via Mijn KVK. Moet je je nog inschrijven? Dan vink je tijdens de inschrijving ‘afschermen bezoekadres’ aan. Je adres verdwijnt daarna uit de openbare informatie, zoals het uittreksel.
Waar moet je rekening mee houden?
Wie afschermt, moet een postadres vastleggen. Dat postadres is wel openbaar en mag daarom niet hetzelfde zijn als je woonadres of je bezoekadres. Denk dus vooraf na over een geschikt alternatief, zoals een postbus.
Afschermen heeft ook praktische gevolgen. De Belastingdienst geeft dan je postadres door aan systemen zoals het Europese VIES-register, wat bijvoorbeeld bij internationale handel en douanecontroles problemen kan geven. Ook kunnen banken of verzekeraars om extra bewijs van je bezoekadres vragen, zoals je huurcontract. Dat los je zelf met die partijen op, niet via de KVK.
Volledig onzichtbaar is je adres overigens niet. Bepaalde partijen, zoals notarissen, advocaten en deurwaarders, kunnen het met toestemming nog inzien. Het oude adres blijft zichtbaar in de historie van je inschrijving, en het kan nog op andere plekken online staan, zoals je eigen website of bedrijfsgidsen. Ruim die vermeldingen dus ook op.
En het bezoekadres zelf?
De KVK stelt eisen aan je bezoekadres. Het moet een adres zijn waar regelmatig gewerkt wordt, het mag geen postbus zijn, en het moet in de Basisregistratie Adressen en Gebouwen staan. Schrijf je je in op een ander adres dan waar je volgens de gemeente woont, dan moet je bewijzen dat je dat adres gebruikt, bijvoorbeeld met een huurcontract of een toestemmingsverklaring.
En bij andere rechtsvormen?
Bij een vof, maatschap, stichting, bv of nv kan afschermen alleen als er sprake is van dreiging. Bij concrete dreiging, zoals bedreigingen via mail of sociale media, vraagt de KVK om bewijs. Voor een bv of nv is afschermen vanwege een alleen ‘waarschijnlijke’ dreiging door Europese regels niet mogelijk. Het woonadres van bestuurders en andere functionarissen is wel standaard afgeschermd.
Tot slot
Je privacy beschermen begint bij je inschrijving. Een paar minuten nadenken over welk adres je openbaar maakt, kan je later veel ongemak besparen. Bekijk voor de actuele voorwaarden altijd de website van de KVK: https://www.kvk.nl/over-het-handelsregister/afschermen-van-je-bezoekadres-wat-is-mogelijk/
