Ein Auftrag läuft anders als erwartet. Der Kunde ist unzufrieden, es folgt eine Diskussion über die Rechnung und der Ton in den Mails wird immer schärfer. Dann klingelt es abends. Es ist derselbe Kunde, vor deiner Tür. Wie er deine Adresse wusste? Er hat deinen Firmennamen im Handelsregister der KVK gesucht. Das hat ihn ein paar Sekunden gekostet.
Für viele Selbstständige ist das kein fernes Szenario. Wer von zu Hause arbeitet, ist bei der KVK oft an seiner Wohnadresse eingetragen. Und diese Besuchsadresse ist laut dem Gesetz über das Handelsregister grundsätzlich öffentlich. Die KVK selbst gibt auch an, dass Unternehmer manchmal mit Bedrohungen an ihrem Arbeits- oder Wohnort konfrontiert werden.
Die gute Nachricht: Hast du eine Einzelfirma, kannst du deine Besuchsadresse immer sperren lassen. Dafür musst du keine Bedrohung oder einen besonderen Grund nachweisen.
Warum solltest du deine Adresse sperren lassen?
Ein verärgerter Kunde ist nicht der einzige Grund, deine Adresse zu sperren.
- Ungebetene Post und Akquise: Wer sich frisch einträgt, merkt es oft schnell: Briefe über Werbeanzeigen, Branchenverzeichnisse oder „verpflichtende“ Registrierungen, die überhaupt nicht verpflichtend sind, und manchmal sogar Verkäufer an der Tür. Wenn deine Wohnadresse auch deine öffentliche Geschäftsadresse ist, landet all diese kommerzielle Aufmerksamkeit bei dir zu Hause. Beachte aber: Die Sperrung stoppt Werbepost nicht vollständig, denn deine Postadresse bleibt öffentlich. Dafür kannst du bei der KVK auch einen Non-Mailing-Indikator beantragen, wodurch auf deinem Auszug steht, dass deine Adressen nicht für Werbepost verwendet werden dürfen.
- Eine Trennung zwischen Arbeit und Privatleben: Viele Selbstständige entscheiden sich bewusst für die Selbstständigkeit von zu Hause, wollen aber nicht, dass jeder, der mit ihrem Unternehmen zu tun hat, auch weiß, wo sie wohnen. Eine gesperrte Adresse hilft, diese Grenze zu wahren.
- Ein sensibler Beruf: Arbeitest du zum Beispiel als Journalist, im Gesundheitswesen, in der Ordnungsbehörde oder als Inkassospezialist, gerätst du schneller als durchschnittlich in Konflikt mit Menschen. Gerade dann ist es angenehm, wenn deine Wohnadresse nicht mit einer einzigen Suchanfrage zu finden ist.
Wie funktioniert es?
Hast du bereits eine Einzelfirma? Dann regelst du die Sperrung über Mijn KVK. Musst du dich noch eintragen? Dann kreuzst du während der Eintragung „Besuchsadresse sperren“ an. Deine Adresse verschwindet danach aus den öffentlichen Informationen, wie dem Auszug.
Worauf musst du achten?
Wer seine Adresse sperren lässt, muss eine Postadresse hinterlegen. Diese Postadresse ist jedoch öffentlich und darf daher nicht identisch mit deiner Wohnadresse oder deiner Besuchsadresse sein. Denke also vorab über eine geeignete Alternative nach, wie ein Postfach.
Die Sperrung hat auch praktische Folgen. Das Finanzamt gibt dann deine Postadresse an Systeme wie das europäische VIES-Register weiter, was zum Beispiel bei internationalem Handel und Zollkontrollen Probleme verursachen kann. Auch Banken oder Versicherer können einen zusätzlichen Nachweis deiner Besuchsadresse verlangen, wie deinen Mietvertrag. Das klärst du selbst mit diesen Parteien, nicht über die KVK.
Völlig unsichtbar ist deine Adresse übrigens nicht. Bestimmte Parteien, wie Notare, Anwälte und Gerichtsvollzieher, können sie mit Genehmigung weiterhin einsehen. Die alte Adresse bleibt im Verlauf deiner Eintragung sichtbar, und sie kann noch an anderen Stellen online stehen, wie auf deiner eigenen Website oder in Branchenverzeichnissen. Räume also auch diese Einträge auf.
Und die Besuchsadresse selbst?
Die KVK stellt Anforderungen an deine Besuchsadresse. Es muss eine Adresse sein, an der regelmäßig gearbeitet wird, sie darf kein Postfach sein, und sie muss in der Basisregistratie Adressen en Gebouwen (Basisregister für Adressen und Gebäude) eingetragen sein. Trägst du dich an einer anderen Adresse ein, als der, an der du laut der Gemeinde wohnst, musst du nachweisen, dass du diese Adresse nutzt, zum Beispiel mit einem Mietvertrag oder einer Zustimmungserklärung.
Und bei anderen Rechtsformen?
Bei einer Vof, Sozietät, Stiftung, GmbH oder AG ist die Sperrung nur bei einer Bedrohung möglich. Bei einer konkreten Bedrohung, wie Drohungen per Mail oder in sozialen Medien, verlangt die KVK einen Nachweis. Für eine GmbH oder AG ist die Sperrung wegen einer nur „wahrscheinlichen“ Bedrohung aufgrund europäischer Regeln nicht möglich. Die Wohnadresse von Geschäftsführern und anderen Funktionsträgern ist jedoch standardmäßig gesperrt.
Zum Schluss
Deine Privatsphäre zu schützen beginnt bei deiner Eintragung. Ein paar Minuten Nachdenken darüber, welche Adresse du öffentlich machst, kann dir später viel Unbehagen ersparen. Schau für die aktuellen Bedingungen immer auf der Website der KVK: https://www.kvk.nl/over-het-handelsregister/afschermen-van-je-bezoekadres-wat-is-mogelijk/
