Un encargo no va como se esperaba. El cliente está descontento, surge una discusión sobre la factura y el tono de los correos se vuelve cada vez más agresivo. Por la noche suena el timbre. Es ese mismo cliente, en tu puerta. ¿Cómo sabía tu dirección? Buscó el nombre de tu empresa en el Registro Comercial de la KVK. Le costó unos segundos.
Para muchos autónomos (zzp) esto no es un asunto ajeno. Quien trabaja desde casa suele estar inscrito en la KVK con su domicilio particular. Y esa dirección de visita es, en principio, pública según la Ley del Registro Comercial. La propia KVK indica que los empresarios a veces se enfrentan a amenazas en su lugar de trabajo o domicilio.
La buena noticia: si tienes una empresa unipersonal (eenmanszaak), siempre puedes hacer que se oculte tu dirección de visita. No necesitas demostrar una amenaza ni un motivo especial.
¿Por qué querrías ocultar tu dirección?
Un cliente enfadado no es la única razón para ocultar tu dirección.
- Correo no solicitado y adquisición de clientes: Quien acaba de inscribirse suele notarlo rápido: cartas sobre anuncios, directorios de empresas o registros «obligatorios» que no lo son en absoluto, y a veces hasta vendedores en la puerta. Si tu domicilio es también tu dirección comercial pública, toda esa atención comercial llega a tu casa. Ten en cuenta: ocultar la dirección no detiene del todo el correo publicitario, porque tu dirección postal sigue siendo pública. Para eso puedes solicitar en la KVK un Non-Mailing-Indicator, con el que en tu extracto constará que tus direcciones no pueden usarse para correo publicitario.
- Una separación entre trabajo y vida privada: Muchos autónomos eligen deliberadamente emprender desde casa, pero no quieren que todos los que tienen que ver con su empresa sepan también dónde viven. Una dirección oculta ayuda a mantener esa frontera.
- Una profesión delicada: Si trabajas, por ejemplo, como periodista, en el sector sanitario, en la vigilancia o como especialista en cobros de deudas, es más probable que tengas conflictos con personas que la media. Precisamente entonces es agradable que tu domicilio no se pueda encontrar con una sola búsqueda.
¿Cómo funciona?
¿Ya tienes una eenmanszaak? Entonces gestionas la ocultación a través de Mijn KVK. ¿Todavía tienes que inscribirte? Entonces marcas la opción «ocultar dirección de visita» durante la inscripción. Tu dirección desaparece después de la información pública, como el extracto.
¿Qué debes tener en cuenta?
Quien oculta su dirección debe registrar una dirección postal. Esa dirección postal sí es pública y, por lo tanto, no puede coincidir con tu domicilio ni con tu dirección de visita. Piensa de antemano en una alternativa adecuada, como una casilla de correos.
Ocultar la dirección también tiene consecuencias prácticas. La Agencia Tributaria proporciona entonces tu dirección postal a sistemas como el registro europeo VIES, lo que puede causar problemas, por ejemplo, en el comercio internacional y los controles aduaneros. También pueden los bancos o aseguradoras pedir prueba adicional de tu dirección de visita, como tu contrato de alquiler. Eso lo resuelves tú con esas partes, no a través de la KVK.
Por cierto, tu dirección no queda completamente invisible. Ciertas partes, como notarios, abogados y agentes judiciales, pueden consultarla aún con autorización. La antigua dirección sigue visible en el historial de tu inscripción, y puede aparecer todavía en otros lugares en línea, como tu propia web o directorios de empresas. Elimina también esas menciones.
¿Y la dirección de visita en sí?
La KVK establece requisitos para tu dirección de visita. Debe ser una dirección donde se trabaje con regularidad, no puede ser una casilla de correos y debe figurar en el Registro Base de Direcciones y Edificios. Si te inscribes en una dirección distinta de la que según el ayuntamiento resides, debes demostrar que usas esa dirección, por ejemplo con un contrato de alquiler o una declaración de consentimiento.
¿Y con otras formas jurídicas?
En una vof, sociedad profesional, fundación, bv o nv solo se puede ocultar la dirección si hay amenaza. En caso de amenaza concreta, como amenazas por correo o redes sociales, la KVK pide pruebas. Para una bv o nv no es posible ocultarla debido a una amenaza solo «probable» según las reglas europeas. El domicilio de los administradores y otros funcionarios sí está oculto por defecto.
Para terminar
Proteger tu privacidad empieza con tu inscripción. Pensar unos minutos sobre qué dirección haces pública puede ahorrarte mucho malestar más adelante. Consulta siempre la web de la KVK para las condiciones actualizadas: https://www.kvk.nl/over-het-handelsregister/afschermen-van-je-bezoekadres-wat-is-mogelijk/
