Elke onderneming moet inkomende en uitgaande correspondentie beheren. Wanneer je als ondernemer kiest voor een virtueel kantoor, zijn er drie veelvoorkomende manieren waarop je post verwerkt kan worden: afhalen op locatie, doorsturen of inscannen.
Bij het samenstellen van je virtuele kantoor kies je eerst een professioneel adres uit een groot aantal wereldwijde locaties. Per locatie kunnen de beschikbare postverwerkingsopties verschillen. Daarom is het verstandig om van tevoren te controleren welke mogelijkheden er per locatie zijn.
Afhalen van je post op locatie
Zodra je een keuze hebt gemaakt, wordt alle correspondentie naar je geselecteerde virtuele kantooradres gestuurd. Tijdens kantoortijden kun je langskomen om je post op te halen. Deze optie is ideaal voor ondernemers die in de buurt van hun virtuele kantooradres wonen of werken. Door je post persoonlijk op te halen, kun je onmiddellijk handelen zonder vertraging.
Bij het ophalen van je post is identificatie vereist. Zorg er dus voor dat je een geldig identiteitsbewijs meeneemt. Het gemak van postafhaling bij een bemande receptie tijdens kantooruren is vooral handig voor bedrijven of freelancers die waarde hechten aan face-to-face interactie.
Post doorsturen
Een andere mogelijkheid is het laten doorsturen van je post en pakketten naar een adres naar keuze, zoals een thuiswerkplek of een vestiging in het buitenland. De frequentie van het doorsturen verschilt per locatie, dus houd hier rekening mee bij het maken van je keuze. Deze optie is ideaal voor bedrijven die lokaal zichtbaar willen zijn, maar hun post liever ontvangen op een andere locatie.
Scannen en uploaden
Tot slot kun je ervoor kiezen om je post in te laten scannen. Zodra je post is gescand, wordt het document geüpload naar een beveiligde online omgeving. Hier kun je het document bekijken en downloaden. In overeenstemming met de privacywetgeving worden ingescande documenten na 90 dagen verwijderd. Je hebt daarna de mogelijkheid om de post te laten vernietigen, doorsturen naar een adres naar keuze of veilig te archiveren voor later gebruik.
Scannen is handig voor ondernemers die altijd en overal toegang willen hebben tot hun post, zonder fysiek langs te hoeven gaan of te wachten op de postbezorging.
Flexibele postverwerking
Je kunt op elk moment je voorkeur voor de verwerking van je post aanpassen. Dit zorgt ervoor dat je bedrijf altijd beschikt over de meest geschikte postverwerkingsmethode, passend bij je groei, reispatroon of veranderende operationele behoeften.
Voor meer informatie over postverwerking, bezoek Flexado.com of bekijk een van onze informatieve video’s op YouTube: https://www.youtube.com/watch?v=ir_5tvB4wnU
