Jedes Unternehmen muss seine ein- und ausgehende Korrespondenz verwalten. Wenn Sie sich als Geschäftsinhaber für ein virtuelles Büro entscheiden, gibt es drei gängige Möglichkeiten, Ihre Post zu bearbeiten: Abholung vor Ort, Weiterleitung oder Scannen.
Wenn Sie Ihr virtuelles Büro zusammenstellen, wählen Sie zunächst eine professionelle Adresse aus einer Vielzahl von Standorten weltweit. Für jeden Standort können die verfügbaren Postbearbeitungsoptionen unterschiedlich sein. Es ist daher ratsam, im Voraus zu prüfen, welche Optionen für jeden Standort verfügbar sind.
Ihre Post vor Ort abholen
Sobald Sie Ihre Wahl getroffen haben, wird die gesamte Korrespondenz an die von Ihnen gewählte Adresse des virtuellen Büros gesendet. Während der Bürozeiten können Sie Ihre Post dort abholen. Diese Option ist ideal für Geschäftsinhaber, die in der Nähe ihrer virtuellen Büroadresse wohnen oder arbeiten.
Wenn Sie Ihre Post persönlich abholen, können Sie sofort und ohne Verzögerung handeln. Bei der Abholung Ihrer Post ist ein Ausweis erforderlich. Achten Sie also darauf, dass Sie einen gültigen Ausweis mitbringen. Die bequeme Abholung der Post an einem mit Personal besetzten Empfangsschalter während der Bürozeiten ist besonders für Unternehmen oder Freiberufler geeignet, die den persönlichen Kontakt schätzen.
Weiterleitung von Post
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Ihre Post und Pakete an eine Adresse Ihrer Wahl weiterzuleiten, z. B. an ein Büro zu Hause oder eine Niederlassung im Ausland. Die Häufigkeit der Weiterleitung variiert je nach Standort, daher sollten Sie dies bei Ihrer Wahl berücksichtigen. Diese Option ist ideal für Unternehmen, die lokal sichtbar sein wollen, aber ihre Post lieber an einem anderen Ort erhalten.
Scannen und hochladen
Schließlich können Sie Ihre Post auch einscannen lassen. Sobald Ihre Post gescannt ist, wird das Dokument in eine sichere Online-Umgebung hochgeladen. Hier können Sie das Dokument ansehen und herunterladen. In Übereinstimmung mit den Datenschutzgesetzen werden die gescannten Dokumente nach 90 Tagen gelöscht.
Sie haben dann die Möglichkeit, die Post zu vernichten, an eine Adresse Ihrer Wahl weiterzuleiten oder für eine spätere Verwendung sicher zu archivieren. Scannen ist praktisch für Geschäftsinhaber, die jederzeit und überall auf ihre Post zugreifen möchten, ohne physisch vorbeigehen oder auf die Postzustellung warten zu müssen.
Flexible Postbearbeitung
Sie können Ihre Präferenz für die Postverarbeitung jederzeit ändern.
So ist sichergestellt, dass Ihr Unternehmen immer die am besten geeignete Postbearbeitungsmethode für Ihr Wachstum, Ihr Reiseverhalten oder Ihre sich ändernden betrieblichen Anforderungen hat. Weitere Informationen zur Postbearbeitung finden Sie auf Flexado.com oder in einem unserer informativen Videos auf YouTube: https://www.youtube.com/watch?v=diq_vO7q_7Y
