Toute entreprise doit gérer la correspondance entrante et sortante. Lorsque vous optez pour un bureau virtuel en tant que chef d’entreprise, votre courrier peut être traité de trois manières différentes : collecte sur site, réexpédition ou numérisation.
Lorsque vous créez votre bureau virtuel, vous choisissez d’abord une adresse professionnelle parmi un large éventail de sites internationaux. Les options de traitement du courrier peuvent varier d’un endroit à l’autre. Il est donc judicieux de vérifier à l’avance quelles sont les options disponibles pour chaque site.
Retrait du courrier sur place
Une fois que vous avez fait votre choix, toute la correspondance sera envoyée à l’adresse du bureau virtuel que vous avez sélectionnée. Pendant les heures de bureau, vous pouvez passer prendre votre courrier. Cette option est idéale pour les chefs d’entreprise qui habitent ou travaillent à proximité de l’adresse de leur bureau virtuel.
En retirant votre courrier en personne, vous pouvez agir immédiatement, sans délai. Une pièce d’identité est nécessaire pour retirer votre courrier. Veillez donc à vous munir d’une pièce d’identité valide. La collecte du courrier auprès d’un bureau d’accueil pendant les heures de bureau est particulièrement pratique pour les entreprises ou les indépendants qui apprécient l’interaction en personne.
Réexpédition du courrier
Vous pouvez également faire suivre votre courrier et vos colis à l’adresse de votre choix, par exemple à votre siège social ou à une succursale à l’étranger. La fréquence des réexpéditions varie en fonction de l’endroit, c’est pourquoi vous devez en tenir compte lorsque vous faites votre choix. Cette option est idéale pour les entreprises qui souhaitent être visibles localement, mais qui préfèrent recevoir leur courrier à un autre endroit.
Numériser et télécharger
Enfin, vous pouvez choisir de faire scanner votre courrier. Une fois votre courrier numérisé, le document est téléchargé dans un environnement en ligne sécurisé. Vous pouvez alors le consulter et le télécharger. Conformément aux lois sur la protection de la vie privée, les documents scannés sont supprimés au bout de 90 jours.
Vous avez alors la possibilité de faire détruire le courrier, de le faire suivre à l’adresse de votre choix ou de l’archiver en toute sécurité pour un usage ultérieur. La numérisation est pratique pour les chefs d’entreprise qui souhaitent accéder à leur courrier à tout moment et en tout lieu, sans avoir à se déplacer physiquement ou à attendre la distribution du courrier.
Traitement flexible du courrier
Vous pouvez à tout moment modifier vos préférences en matière de traitement du courrier.
Ainsi, votre entreprise dispose toujours de la méthode de traitement du courrier la plus adaptée à sa croissance, à ses déplacements ou à l’évolution de ses besoins opérationnels. Pour plus d’informations sur le traitement du courrier, visitezFlexado.com ou regardez l’une de nos vidéos d’information sur YouTube: https://www.youtube.com/watch?v=crIAy5Hebrs
