Als ondernemer kan het zomaar gebeuren dat er veranderingen plaatsvinden binnen je bedrijf. Misschien verhuis je naar een nieuw kantoor, wijzig je je handelsnaam of breid je jouw activiteiten uit. Wat veel ondernemers niet weten, is dat zulke wijzigingen verplicht moeten worden doorgegeven aan de Kamer van Koophandel (KvK).
Waarom bedrijfswijzigingen doorgeven belangrijk is
De Kamer van Koophandel beheert het Handelsregister. Hierin staan alle officiële bedrijfsgegevens geregistreerd. Klanten, leveranciers en overheidsinstanties gebruiken deze gegevens om jouw onderneming te controleren.
Wanneer jouw gegevens niet kloppen, kan dat leiden tot:
- Gemiste post of belangrijke correspondentie
- Problemen met belastingzaken
- Onduidelijkheid voor klanten
- Risico op boetes of aansprakelijkheid
Daarom is het essentieel om wijzigingen snel door te geven.
Welke wijzigingen moet je doorgeven aan de KvK?
Niet elke verandering is meldingsplicht, maar veel belangrijke bedrijfswijzigingen wel. Hieronder vind je de meest voorkomende.
1. Adreswijziging van je bedrijf
Ga je verhuizen met je onderneming? Dan moet je het nieuwe vestigingsadres doorgeven aan de KvK. Dit geldt ook wanneer je vanuit huis gaat werken of juist een kantoorruimte huurt.
Meer informatie hierover vind je hier: https://www.kvk.nl/wijzigen/adres-wijzigen/
Een adreswijziging komt vaker voor dan veel ondernemers denken. Hieronder een aantal herkenbare situaties:
- Je verhuist naar een nieuw kantoor: Je bedrijf groeit en je besluit een groter kantoor te huren. Zodra je fysieke werkplek verandert, moet je dit nieuwe adres registreren in het Handelsregister.
- Je gaat vanuit huis werken: Veel ondernemers starten vanuit huis of besluiten later hun kantoor op te zeggen. Ook wanneer je bedrijfsadres verandert naar je woonadres, moet je dit doorgeven. Bijvoorbeeld: een freelance designer die thuis gaat werken of een coach die consulten vanuit huis aanbiedt.
- Je opent een extra vestiging: Heb je naast je huidige locatie een tweede vestiging geopend, bijvoorbeeld een extra winkel of kantoorruimte? Dan moet deze vestiging officieel worden toegevoegd.
- Je verhuist je winkel of praktijkruimte: Voor ondernemers met een fysieke locatie is dit extra belangrijk. Denk aan: een fysiotherapeut die een nieuwe praktijk opent, een kapper die naar een andere straat verhuist of een horecazaak die een nieuw pand betrekt. Klanten moeten jou makkelijk blijven vinden via officiële kanalen.
- Je werkt tijdelijk op een ander adres: Ook tijdelijke verhuizingen kunnen relevant zijn, bijvoorbeeld tijdens een verbouwing. In sommige gevallen moet je ook dan het vestigingsadres aanpassen.
- Je zit in een bedrijfsverzamelpand en je unit verandert: Wanneer je gevestigd bent in een verzamelgebouw en je verhuist naar een andere unit of verdieping binnen hetzelfde pand, kan dit alsnog een wijziging zijn die je moet doorgeven.
2. Handelsnaam wijzigen
Wil je jouw bedrijfsnaam veranderen of een extra handelsnaam toevoegen? Ook dat moet geregistreerd worden in het Handelsregister. Een handelsnaam is namelijk het gezicht van jouw bedrijf. Klanten moeten jou kunnen vinden onder de juiste naam.
3. Activiteiten aanpassen of uitbreiden
Verander je van dienstverlening of voeg je nieuwe bedrijfsactiviteiten toe? Dan is dit belangrijk om correct te melden.
Bijvoorbeeld:
- Je start als webdesigner maar gaat ook marketingadvies geven
- Je opent een webshop naast je fysieke winkel
- Je verandert van branche
De KvK gebruikt deze informatie onder andere voor de SBI-code (bedrijfsclassificatie).
4. Wijziging in rechtsvorm of bestuur
Groeit je eenmanszaak uit tot een BV? Of verandert er iets in het bestuur of de bevoegdheden binnen je onderneming? Dan moet dit direct worden doorgegeven.
Hoe geef je wijzigingen door bij de KvK?
Gelukkig is het doorgeven van wijzigingen tegenwoordig eenvoudig.
Via Mijn KvK kun je veel zaken online regelen, zoals adreswijzigingen of contactgegevens aanpassen.
Bekijk het overzicht van mogelijkheden via Mijn KvK: https://www.kvk.nl/mijn-kvk/over-mijn-kvk/
Soms is een afspraak op een KvK-kantoor nodig, bijvoorbeeld bij grotere wijzigingen zoals een rechtsvormverandering.
Tips om bedrijfsgegevens altijd actueel te houden
- Controleer jaarlijks je gegevens in het Handelsregister
- Geef wijzigingen direct door zodra ze ingaan
- Informeer ook je klanten en leveranciers
- Houd je administratie en facturen consistent met je KvK-registratie
Conclusie
Veranderingen horen bij ondernemen. Maar vergeet niet dat je belangrijke wijzigingen zoals een adreswijziging, handelsnaamwijziging of aangepaste bedrijfsactiviteiten altijd moet doorgeven aan de KvK. Zo voorkom je problemen en blijft jouw bedrijf professioneel en betrouwbaar geregistreerd.
