Article 1 Parties and definitions

1.1 Flexado
Flexado B.V., registered at Liessentstraat 9a, 5405 AH Uden, registered with the Chamber of Commerce under number 53180712, acting as facilitating party and provider of the platform through which agreements can be concluded between Client and Partner, hereinafter referred to as: “Flexado”.

1.2 Client
The legal entity or natural person acting in the exercise of a profession or business who enters into, or intends to enter into, an agreement with Flexado and/or a Partner via the Flexado platform, hereinafter referred to as: “Client”.

1.3 Partner
The natural person or legal entity who is the owner and/or manager of a Location and who has entered into an agreement with Flexado to offer (location) services to Clients at or through the Location, hereinafter referred to as: “Partner”.

1.4 Location
The physical place (including: the business center, office complex or comparable business premises) where the Location Services are offered and/or performed by the Partner to the Client, hereinafter referred to as: “Location”.

Article 2 Services

2.1 Distinction between Platform Services and Location Services
Flexado facilitates through its platform the conclusion, execution and management of agreements between Client and Partner. In that context, a distinction is made between:
a) Platform Services: the services offered by Flexado via the platform, including, but not limited
to, facilitating the conclusion of agreements, subscription management, invoicing, communication, client management, compliance processes, (statutory) due diligence and other supporting services;
b) Location Services: the services explicitly offered and/or performed by the Partner at or through
the Location to the Client, including, but not limited to, virtual office solutions, domiciliation, flexible workspaces, meeting rooms and (flex) office spaces.

2.2 Offering and availability
Flexado may offer one or more services, whether or not in cooperation with one or more Partners. The availability of Location Services is partly dependent on the (operational) possibilities, capacity and consent of the relevant Partner and/or Location.

2.3 Specification of services, terms and tariffs
The nature, scope, duration, applicable terms and tariffs of the Platform Services and/or Location Services are specified in the (online) agreement, quotation, the platform and/or the applicable specific terms and conditions. The specific terms and conditions form an integral part of the agreement.

2.4 Use of other locations and services
The Client may, if offered, make use of other locations and/or services within the network of Flexado and/or Partners, other than those for which the location agreement was entered into. The Client acknowledges that tariffs, terms, availability and service delivery may differ per location and per Partner.

2.5 Consent of Partner and withdrawal of service delivery
Insofar as Location Services are offered by a Partner, these services are made available to the Client subject to the consent of the Partner. Flexado and/or the Partner is entitled to (temporarily) refuse, restrict or withdraw access to or performance of Location Services if there is cause to do so, including, but not limited to, operational reasons, compliance risks, (threatened) violation of laws and regulations, or violation of the house rules of the Location. Suspension or termination shall, where possible, be motivated and communicated in writing to the Client.

2.6 Refusal and termination on the grounds of compliance and risk policy
If Flexado and/or the Partner has objections to entering into or continuing an agreement with a (potential) Client, including objections in the context of compliance, integrity, sanctions legislation, WWFT (Anti-Money Laundering and Anti-Terrorist Financing Act), fraud (prevention), negative media, misuse or unlawful use, Flexado is entitled to:
a) not allow the (intended) agreement to be concluded; and/or
b) suspend the execution of (parts of) the service delivery; and/or
c) terminate the agreement with immediate effect, without Flexado being obliged to compensate
any damage, unless the law provides otherwise. Suspension or termination shall, where possible, be motivated and communicated in writing to the Client.

Article 3 Payment, invoicing and security deposit

3.1 Start-up costs and first installment
3.1.1 As soon as the Client enters into an agreement, the Client is obliged to pay the agreed start-up costs.
3.1.2 Payment of the first installment (subscription costs and/or other periodic costs) is due on the start date of the service delivery, as stated in the agreement and/or confirmed via the platform. The start date does not need to coincide with the moment of conclusion of the agreement.

3.2 Invoicing and electronic transmission
3.2.1 Flexado is entitled to send all invoices exclusively by electronic means, including via email and/or via the platform.
3.2.2 The Client agrees that electronic invoicing and communication shall be deemed legally valid, provided that the Client has given prior express consent to electronic communication and the electronic messages actually reach the Client. If the agreement is concluded electronically, this consent is deemed to apply by operation of law.

3.3 Payment methods and payment terms
3.3.1 The Client may use the payment methods offered by Flexado. The payment term depends on the chosen payment method:
a) Manual payment: payment must be made within 15 days of the invoice date, unless expressly agreed otherwise;
b) Direct debit (including debit via credit card or comparable automatic payment methods): payment is made by automatic deduction on the agreed date. If the debit is unsuccessful, the Client will receive a notice of default with an additional period of 7 days to make payment.
3.3.2 If a direct debit is reversed, refused or for whatever reason cannot be executed, the Client is in default after the unused expiry of the period stated in the notice of default, without prejudice to the right of Flexado to charge (statutory) interest and collection costs.

3.4 Administrative surcharges
3.4.1 Flexado is entitled to charge an administrative surcharge for the processing of manual payments and/or direct debits.
3.4.2 The amount of any administrative surcharges will be made known prior to the conclusion of the agreement via the platform, the agreement or a current price list accessible to the Client.

3.5 Security deposit or deposit arrangement
3.5.1 When entering into the agreement, the Client may choose between:
a) payment of a security deposit, or
b) use of the deposit arrangement.
3.5.2 Security deposit
a) If the Client opts for payment of a security deposit, this security deposit shall amount to a maximum of twice (2x) the monthly rate (excluding VAT, unless otherwise required by law), unless a higher amount is justified on the basis of risk.
b) No interest shall be paid on the security deposit, unless the law provides otherwise.
c) No VAT is due on the security deposit, as it serves as security and does not qualify as consideration for a service.
3.5.3 Deposit arrangement
a) If the Client opts for the deposit arrangement, the Client does not pay a security deposit, but the Client owes a monthly administrative surcharge of 5% of the monthly rate.
b) The administrative surcharge under the deposit arrangement does not qualify as a security deposit, but as a fee for administrative processing and risk coverage.
c) VAT is due on this surcharge.
d) The surcharge will not be refunded, even upon termination of the agreement, as it constitutes a fee for administration and risk coverage.

3.6 Set-off and refund of security deposit
3.6.1 If the Client has paid a security deposit (and therefore does not use the deposit arrangement), the security deposit will be refunded within 90 days after termination of the legal relationship between Flexado and the Client, subject to the conditions that:
a) all due and payable claims of Flexado against the Client have been fully satisfied; and
b) the Client demonstrably no longer uses the services of Flexado and/or Partners via the platform.
3.6.2 Flexado is entitled to set off outstanding (due and payable) claims against the security deposit.
3.6.3 If a residual debt remains after set-off, the Client must pay this residual debt as soon as possible, but no later than within 7 days after termination of the agreement.
3.6.4 Any remaining balance of the security deposit will be refunded to a bank account number to be provided by the Client.

3.7 Late payment and service stop
3.7.1 If the Client fails to timely meet its payment obligations, Flexado is entitled to give the Client notice of default and set a reasonable period for performance.
3.7.2 If the Client still has not fully met its payment obligations after expiry of this period, Flexado is entitled to announce and implement a service stop.
3.7.3 A service stop means that Flexado and/or the Partner is entitled to temporarily suspend and/or cease the service delivery, after the Client has still not fully met its payment obligations after notice of default and expiry of a reasonable period, until full payment has been made, without Flexado being obliged to pay any compensation. Suspension or service stop shall only take place insofar as the shortcoming justifies this.

3.8 Payment providers and invoicing platform
3.8.1 Payments may be processed through payment providers engaged by Flexado. Flexado uses, among others:
a) Mollie (for direct debits, among others);
b) Stripe (for credit card payments, among others).
3.8.2 Invoicing and subscription administration may be managed by Flexado via Chargebee or a successor system.

Article 4 Cancellation and termination

4.1 Cancellation by the Client: method of cancellation
4.1.1 Cancellations by the Client can only be submitted and processed via the Flexado portal, accessible at www.my.flexado.com (the “Portal”).
4.1.2 Cancellations by email and/or telephone cannot be processed by Flexado, due to, among other things, privacy legislation, verification obligations and the security of client data.
4.1.3 If it is reasonably not possible for the Client to cancel via the Portal, the Client must notify Flexado thereof without delay. In that case, cancellation can only take place by means of a registered letter to the correspondence address specified by Flexado.
4.1.4 The date on which the cancellation was received by Flexado is decisive for determining the end date of the agreement.

4.2 Notice period Client
4.2.1 The Client may cancel the agreement subject to a notice period of three (3) full months.
4.2.2 The notice period is calculated from the start date of the agreement as stated in the agreement and/or the Portal.
4.2.3 If the agreement has been entered into for a definite period, the agreement ends by operation of law on the agreed end date, unless otherwise agreed in writing or via the Portal.

4.3 Immediate termination by Flexado due to insolvency etc.
Flexado is entitled to terminate the agreement with immediate effect, without observing a notice period, if the Client:
a) is declared bankrupt;
b) applies for or obtains a (provisional) suspension of payment;
c) becomes subject to the statutory debt restructuring scheme for natural persons (WSNP);
d) ceases or liquidates its business; and/or
e) if an attachment is levied against the Client.

4.4 Immediate termination by Flexado due to shortcoming, risk or complaints
4.4.1 Flexado is entitled to terminate the agreement with immediate effect, without observing a notice period and without being liable in any way for costs and/or damage (howsoever named), if:
a) the Client does not timely pay its due and payable payment obligations;
b) Flexado receives complaints about the Client and/or there is unrest, concern or risks among other clients or users of the Location with respect to the Client;
c) Flexado receives a request from the Partner to terminate the relationship and/or agreement with the Client; and/or
d) the Client otherwise fails to fulfill its obligations under the agreement, these general terms and conditions and/or the specific terms and conditions.

4.5 Consequences of termination by Flexado
4.5.1 If Flexado terminates the agreement pursuant to Article 4.3 and/or 4.4, the Client’s payment obligation ends:
a) in the case of an agreement for an indefinite period: at the end of the calendar month in which the termination takes place;
b) in the case of an agreement for a definite period: on the agreed end date.
4.5.2 In the event of termination, the Client has no right to continuation of the service delivery and/or (continued) use of the Location Services.

4.6 Termination due to end of cooperation with Partner / closure of Location
4.6.1 If the relationship between Flexado and a Partner, for whatever reason, ends, Flexado is entitled to terminate the agreement with the Client against the same date on which the relationship between Flexado and the relevant Partner ends.
4.6.2 Without prejudice to the provisions of Article 4.6.1, Flexado has the right to terminate the agreement with the Client if:
a) the Partner no longer offers the Location Services; and/or
b) the Location is (temporarily or permanently) closed or taken out of service.
4.6.3 In the cases referred to in Article 4.6.2, a notice period of one (1) month applies, unless the Partner indicates an earlier closing date or circumstances exist that reasonably necessitate a shorter period. If a notice period of less than one month is applied, Flexado shall provide reasons to the Client.

Article 5 Liability

5.1 Liability with respect to Platform Services
5.1.1 Flexado is exclusively liable for direct damage suffered by the Client that is the direct result of an attributable shortcoming on the part of Flexado in the performance of its obligations with respect to the Platform Services, or an attributable unlawful act on the part of Flexado.
5.1.2 Liability of Flexado only applies if and insofar as the insurer of Flexado makes a payment. If the insurer for whatever reason does not make a payment, or if no coverage exists, the liability of Flexado is limited to a maximum of twice (2x) the net invoice amount (excluding VAT) relating to the Platform Services to which the liability relates, with an absolute maximum of EUR 2,500.

5.2 Exclusion of liability with respect to Location Services and third-party services
5.2.1 Flexado facilitates through the platform the conclusion and management of agreements between Client and Partner. The execution of Location Services is carried out by the Partner and/or by third parties.
5.2.2 Flexado is not liable for any damage (including direct damage, indirect damage, consequential damage and financial loss) arising from or in connection with:
a) the (non-)availability, execution, quality, safety or suitability of Location Services;
b) acts or omissions of the Partner, employees of the Partner or other third parties;
c) services provided by third parties, including mail processing, transport, courier services, telephony partners and other service providers;
d) malfunctions, errors or interruptions at the Location, facilities or systems of the Partner or third parties.

5.3 Indirect damage excluded
Flexado shall never be liable for indirect damage, consequential damage, lost profits, missed savings, loss of revenue, loss of goodwill, reputational damage, missed contracts, business stagnation, loss of data and/or damage as a result of business or system interruptions, regardless of the basis of the claim.

5.4 Liability of Client and indemnification
5.4.1 The Client is liable towards Flexado and third parties for damage resulting from shortcomings, unlawful acts and/or violations of laws and regulations by the Client or by persons admitted by the Client to the Location.
5.4.2 The Client fully indemnifies Flexado against claims by third parties that are related to or arise from the conduct, omissions or shortcomings of the Client, including claims related to the use of the Location Services.

5.5 Exception: intent or deliberate recklessness
The limitations and exclusions of liability contained in this article do not apply if and insofar as the damage is the result of intent or deliberate recklessness on the part of the management of Flexado.

Article 6 Non-competition clause

6.1.1 The Client is prohibited, during the term of the agreement and until one (1) year after its termination, without prior written consent of Flexado, from directly or indirectly entering into direct agreements with one or more Partners with whom the Client has come into contact through Flexado and/or of whose services the Client has made use via the platform.
6.1.2 The prohibition referred to in Article 6.1.1 also includes the (causing to) enter into agreements through third parties, affiliated entities or (legal) persons, as well as any form of circumvention of the Flexado platform with the aim of obtaining services from a Partner outside of Flexado.
6.1.3 The prohibition in this article relates to, among other things, the direct procurement of location services, virtual office solutions, workspaces, meeting rooms, office spaces and other services offered by Partners.

Article 7 Content policy

7.1 Use of address details
7.1.1 If the Client procures a service through Flexado that includes the use of a business registration address, service office and/or postal address, the Client is permitted to state the relevant address details on the Client’s website and on the Client’s correspondence and communication materials.
7.1.2 The Client must use the address details correctly, completely and in accordance with applicable laws and regulations.
7.1.3 The use of address details is only permitted as long as the agreement continues and the relevant service is active, unless otherwise agreed in writing.

7.2 Use of photographs and visual materials of the Location
7.2.1 The Client is not permitted, without prior written consent of Flexado (and/or the relevant Partner), to take, use, publish, distribute or in any way exploit photographs, videos, floor plans, screenshots, (virtual) tours or other visual materials of the Location and/or facilities, regardless of the purpose thereof.
7.2.2 This prohibition also applies to use on websites, social media, advertisements, printed materials, marketplaces, business profiles (such as Google Business), and other (online) publications.
7.2.3 If written consent is granted, Flexado may attach conditions thereto, including restrictions on duration, medium, context and purpose of use.

7.3 Communication with Partners via the Portal
7.3.1 The Client communicates with Partners exclusively via the designated module(s) in the Portal, in order to ensure secure, verifiable and efficient communication.
7.3.2 Flexado is entitled to register and store communication that takes place via the Portal insofar as this is necessary for:
a) the execution of the agreement;
b) quality assurance and client support;
c) compliance, fraud prevention and dispute resolution; all in accordance with applicable privacy legislation.
7.3.3 Flexado is not liable for misunderstandings, damage or delays arising from the Client communicating with a Partner outside of the Portal.

7.4 Trademark rights and use of Flexado’s data
7.4.1 The Client is not permitted to use, mention, combine or process the name Flexado and/or (distinctive) marks of Flexado (including logos, trade names, brand names, word marks, figurative marks, domain names, design, sounds, colors and other brand expressions), in whole or in part, in any manner in the context of its commercial activities, unless Flexado has given prior written consent.
7.4.2 The Client is also not permitted to use or combine data of Flexado (including address data, Chamber of Commerce data, VAT data, contact data and other company data) in the context of its commercial activities, except insofar as this is strictly necessary for the use of the agreed services and exclusively during the term thereof.
7.4.3 Any violation of this article may lead to immediate measures by Flexado, including (but not limited to) a request for removal, suspension of service delivery and/or termination of the agreement in accordance with Article 4.
7.4.4 All costs and/or damage arising from or in connection with a violation of this article shall be fully borne by the Client. This includes (but is not limited to) costs for legal assistance, remedial measures, rectifications, third-party claims and reputational damage.

Article 8 Anti-discrimination policy

8.1 Purpose and scope
8.1.1 Flexado strives for safe, inclusive and respectful service delivery for all (potential) Clients, Partners and users of the Flexado platform.
8.1.2 Discrimination on any ground whatsoever, including, but not limited to, race, skin color, nationality, ethnicity, religion, belief, gender, gender identity, sexual orientation, age, disability or any other personal characteristic, is incompatible with the values and policies of Flexado.

8.2 Prohibition of discriminatory conduct
The Client, Partner and every user of the Flexado platform must refrain from:
a) refusing, restricting or otherwise treating others differently on the basis of the characteristics referred to in Article 8.1.2 (whether or not protected);
b) using language, images, conduct or expressions that are discriminatory, offensive, stereotyping or exclusionary towards persons or groups;
c) in any way promoting exclusion, segregation or unequal treatment of persons or groups within the service delivery and communication via the platform or at the Location.

8.3 No impact on essential business decisions
The provisions of Article 8.2 are without prejudice to the right of Flexado to act on the basis of objective, non-discriminatory business and legal criteria, as set out in these general terms and conditions, including but not limited to:
a) assessing Clients on the basis of their financial position, creditworthiness and invoicing history;
b) carrying out compliance, due diligence and WWFT checks;
c) refusing or terminating service delivery to the Client on the basis of risks of violation of laws and regulations, fraud, negative publicity, sanctions legislation or other objectively verifiable risks as referred to in Article 2.5 and Article 4.4 of these terms and conditions.

8.4 Enforcement and consequences of violation
8.4.1 If Flexado, a Partner or another user establishes that a Client or other party engages in discriminatory conduct as referred to in Article 8.2, Flexado may take appropriate measures. These may include, among others:
a) warnings;
b) temporary suspension of access to the platform and/or services;
c) termination of the agreement in accordance with the provisions of Article 4 (Cancellation and termination);
d) other measures as required under applicable laws and regulations.
8.4.2 Discriminatory statements or acts may also be reported to Flexado for investigation and appropriate follow-up steps, whereby Flexado may request information or evidence regarding the reported conduct.

Article 9 Review policy

9.1 Purpose and principles
9.1.1 Flexado may offer the Client the opportunity to post reviews, ratings, feedback or other expressions (hereinafter: “Reviews”) via the Portal and/or via communication channels affiliated with Flexado regarding (i) Platform Services, (ii) Location Services, (iii) Partners and/or (iv) Locations.
9.1.2 The purpose of Reviews is to promote transparency, quality improvement and to support (potential) clients in making choices.
9.1.3 Reviews must be honest, factual, relevant and respectful.

9.2 Permitted use
9.2.1 The Client is only permitted to post a Review if the Client has actually used the relevant Platform Services and/or Location Services to which the Review relates.
9.2.2 The Client warrants that the content of the Review:
a) is based on personal experience;
b) is accurate to the best of the Client’s knowledge; and
c) does not create a misleading impression.

9.3 Prohibited content and conduct
The Client is prohibited from posting Reviews that:
a) are unlawful, offensive, discriminatory, intimidating, hateful or threatening;
b) contain personal data of employees of Flexado, Partners or third parties (including names, telephone numbers, email addresses or visual materials), unless express and demonstrable consent has been obtained;
c) contain confidential information, including information about security, internal processes, compliance investigations or due diligence;
d) are (manifestly) untrue, misleading or unfounded;
e) are exclusively intended to cause harm, to blackmail or to exert pressure;
f) contain advertising or commercial expressions for third parties.

9.4 Manipulation and improper influence
The Client is prohibited from manipulating or influencing Reviews, including:
a) the (causing to) posting of fake reviews;
b) posting multiple reviews with the same purpose (spam);
c) offering, requesting or accepting compensation, discounts or benefits in exchange for a Review;
d) threatening with a negative Review to obtain an advantage (such as a discount, refund or additional services), or threatening with a positive Review to obtain benefits.

9.5 Moderation, removal and measures
9.5.1 Flexado reserves the right to moderate, hide, remove or refuse the publication of Reviews if:
a) the Review is in breach of this article;
b) Flexado is obliged to do so on the basis of laws or regulations;
c) there is a complaint or a reasonable suspicion of abuse, manipulation or unlawfulness.
9.5.2 Flexado is not obliged to publish Reviews and does not guarantee that Reviews will remain permanently visible.
9.5.3 In the event of a violation of this article, Flexado is entitled to take appropriate measures, including (temporarily) blocking review functionality, suspension of services, or termination of the agreement in accordance with Article 4.

9.6 Complaints about reviews
9.6.1 If a Client, Partner or third party is of the opinion that a Review is unlawful or in breach of this article, this may be reported to Flexado.
9.6.2 Flexado assesses reports at its own discretion and may request additional information. Flexado ultimately decides whether a Review is amended, hidden or removed.

9.7 Liability
9.7.1 Reviews are posted under the responsibility of the Client. The Client indemnifies Flexado against claims by third parties arising from or in connection with Reviews posted by the Client.
9.7.2 Flexado is not liable for the content of Reviews posted by Clients nor for the consequences thereof.

Article 10 User rights and data validation

10.1 Access to the Portal
10.1.1 Flexado provides the Client, in the context of the Platform Services, access to the Flexado portal (the “Portal”).
10.1.2 Via the Portal, the Client can, among other things:
a) view and manage its services and subscription(s);
b) view invoices and payment statuses;
c) submit relevant documents for the purpose of compliance, due diligence and WWFT obligations;
d) communicate with Partners via the designated modules;
e) manage settings, mail instructions and other service information (where applicable).
10.1.3 The Portal forms an integral part of the Platform Services.

10.2 Prevailing data and Client’s responsibility
10.2.1 The data entered, submitted, selected or confirmed by the Client in the Portal shall be regarded by Flexado as prevailing for the execution of the agreement and service delivery.
10.2.2 The Client is fully responsible for:
a) the accuracy, completeness and currency of the data recorded in the Portal;
b) timely implementing changes in these data; and
c) correctly submitting documents, instructions and contact details.
10.2.3 Flexado is entitled to rely on the data entered or submitted by the Client in the Portal in the execution of its services, without being obliged to independently verify these data, except insofar as verification is legally required (including WWFT).

10.3 Changes in data
10.3.1 Changes in data (including company data, UBO information, contact details, invoicing data and mail instructions) must be updated by the Client without delay in the Portal.
10.3.2 If the Client fails to timely change data, the consequences thereof shall be fully for the account and risk of the Client.

10.4 Liability and indemnification with respect to data
10.4.1 Flexado is not liable for damage, costs, delays, missed mail items, incorrect invoicing or other consequences arising from incorrect, incomplete or outdated data entered or submitted by the Client in the Portal.
10.4.2 The Client indemnifies Flexado against claims by third parties arising from or in connection with data, instructions or documents provided by the Client.

10.5 User rights, security and account responsibility
10.5.1 The Client receives a personal and non-transferable right to use the Portal during the term of the agreement.
10.5.2 The Client is responsible for the secure use of the Portal, including:
a) keeping login credentials confidential;
b) restricting access to authorized persons within the organization;
c) immediately reporting (suspicions of) misuse, unauthorized access or data breaches.
10.5.3 All acts performed via the Portal using the Client’s login credentials shall be deemed to have been performed by or on behalf of the Client and shall be for the account and risk of the Client.

10.6 Availability and changes to the Portal
10.6.1 Flexado endeavors to keep the Portal available, but does not guarantee that the Portal will be available at all times without interruption or malfunction.
10.6.2 Flexado is entitled to (temporarily) take the Portal out of service for maintenance, updates or security measures.
10.6.3 Flexado is entitled to modify, add or remove functionalities of the Portal, provided that the core functionality for the management of the service delivery is reasonably maintained.

10.7 Evidentiary value of the Portal
10.7.1 The Client acknowledges that registrations, confirmations, transactions, log files, timestamps and other (digital) data as recorded in the Portal and/or the systems of Flexado, subject to proof to the contrary, shall serve as conclusive evidence of:
a) the content and status of the agreement;
b) the services, options and settings chosen by the Client;
c) cancellations, changes and instructions submitted via the Portal;
d) communication between the Client, Flexado and/or Partners that has taken place via the Portal;
e) the use of the Portal by the Client.
10.7.2 Electronic communication, confirmations and notifications via the Portal shall be deemed to have been received by the Client at the moment they are made available in the Portal, unless the Client proves otherwise.

10.8 Suspension and blocking of access
10.8.1 Flexado is entitled to (temporarily) restrict, suspend or block the Client’s access to the Portal if:
a) there is (a suspicion of) misuse, fraud, unauthorized access or security incidents;
b) the Client acts in breach of these general terms and conditions, the specific terms and conditions, applicable laws and regulations and/or house rules of the Location;
c) the Client fails to timely meet its payment obligations;
d) Flexado reasonably deems this necessary in the context of compliance, due diligence, WWFT obligations or sanctions legislation; and/or
e) continued access to the Portal, in the judgment of Flexado, poses a risk to Flexado, Partners, other clients or third parties.
10.8.2 Suspension or blocking of access to the Portal shall not affect the Client’s other obligations, including payment obligations.
10.8.3 Flexado is not liable for damage arising from the suspension or blocking of access to the Portal, insofar as such suspension or blocking is reasonably necessary on the basis of the circumstances referred to in Article 10.8.1.

Article 11 Miscellaneous

11.1 Lawful and careful use of services
11.1.1 The Client warrants that it will use the services provided under this agreement exclusively in accordance with applicable laws and regulations.
11.1.2 The Client is prohibited from using the services (including Platform Services and/or Location Services) for purposes that are unlawful, fraudulent, immoral, misleading, discriminatory, defamatory or otherwise harmful, or that may lead to reputational damage, liability or supervisory measures for Flexado, Partners or third parties.
11.1.3 If Flexado has a reasonable suspicion that the Client is acting in breach of Article 11.1.1 and/or 11.1.2, Flexado is entitled to take appropriate measures, including suspension of service delivery, service stop, blocking of access to the Portal and/or termination of the agreement in accordance with Article 4.

11.2 Amendment of general and specific terms and conditions
11.2.1 Flexado is entitled to amend these general terms and conditions and/or the specific terms and conditions during the term.
11.2.2 Amended terms and conditions will be announced by Flexado in a timely manner via the Portal and/or by electronic communication (such as email) and will take effect on the effective date indicated by Flexado.
11.2.3 If the Client continues to use the services after the effective date, the Client shall be deemed to have agreed to the amended terms and conditions.

Article 12 Applicability of general and specific terms and conditions

12.1 Applicability
12.1.1 By accepting one or more (online) agreements via the platform and/or the Portal, the Client declares to agree with the applicability of these general terms and conditions.
12.1.2 These general terms and conditions form an integral part of all agreements and legal relationships between Flexado and the Client with respect to the Platform Services and/or other services offered by Flexado.

12.2 Exclusion of Client’s general terms and conditions
12.2.1 Any general terms and conditions or purchasing conditions of the Client are expressly rejected and are not applicable, unless Flexado has expressly and in writing accepted them.

12.3 Specific terms and conditions
12.3.1 In addition to these general terms and conditions, specific terms and conditions may also apply to specific services.
12.3.2 The specific terms and conditions form an integral part of the agreement.
12.3.3 In the event of a conflict between provisions of these general terms and conditions and the specific terms and conditions, the specific terms and conditions shall prevail.

Article 13 Applicable law

13.1 Dutch law
All legal relationships between the Client and Flexado are exclusively governed by Dutch law.

13.2 Dispute resolution
All disputes that may arise between the parties, in connection with an agreement entered into or any subsequent agreements resulting therefrom or from any other existing or future legal relationship, shall be settled by the District Court of Central Netherlands, location Utrecht.

Article 1 Definitions

1.1 A business postal address can be registered as a correspondence address or as a branch office
at the location offered by Flexado. The Client may disclose this correspondence address to third parties. It is expressly not permitted to register a business postal address as the Client’s principal place of business.
1.2 A Service Office can be used as a registration address for the Client’s business. The exact
terms and conditions for the use of a virtual office as a business registration address may vary per country and region.
1.3 Postal service is a service of Flexado whereby Flexado processes the received mail items of
the Client in accordance with the agreement with Flexado.

Article 2 Applicability of general terms and conditions and specific terms and conditions

2.1 In addition to these specific terms and conditions for Business postal address, Service office &
other postal services, the general terms and conditions of Flexado also apply, which form an integral part of the agreement(s) between the Client and Flexado.
2.2 These specific terms and conditions may be unilaterally amended by Flexado.

Article 3 Mail

3.1 The Client procures a correspondence address and/or a registered office address at a
location offered by Flexado.
3.2 Flexado’s Business Partner shall receive the mail items intended for the Client and
periodically forward them to Flexado. The mail items are processed in accordance with the agreed arrangement.
3.3 The postage costs plus (administrative) costs shall be invoiced to the Client each month.
3.4 The payment term is 14 days after the invoice date.
3.5 The Client authorizes Flexado to accept mail items, packages, bailiff’s writs, enforcement
orders and registered items, whereby this shall at all times be at the Client’s expense and risk. Flexado and/or the Business Partner shall not be liable for any damage arising therefrom.
3.6 Flexado shall not accept items heavier than 1.5 kg, larger than 45 cm in length, width or
height, or items containing drugs, dangerous, living or perishable goods, or items for which there is a reasonable suspicion that they contain impermissible items or goods. Flexado reserves the right to return uncollected items at its own discretion and/or to refuse to accept items.
3.7 Mail items or packages sent cash on delivery will not be accepted.
3.8 If, for whatever reason, mail items are lost, this shall be at the expense and risk of the Client
and not of Flexado and/or the Business Partner.
3.9 Use of the postal address for retail purposes with walk-in (shop) customers is not permitted.
3.10 At the Client’s request, mail items may be sent by express transport or courier. The costs
thereof shall be borne by the Client.

Article 4 Compliance

4.1 In the context of the WWFT (Anti-Money Laundering and Anti-Terrorist Financing Act),
Flexado builds a standard file for every client. This file includes at a minimum, but is not limited to:
• Copy of identification document
• Verification of identification document
• Proof of residential address (not older than 3 months)
• Extract of the business from the trade register (not older than 12 months)
4.2 In addition to the standard file, Flexado may request additional documentation to bring the
file into compliance with the applicable local laws and regulations or the requirements of the location where the client procures the service.
4.3 The client is obliged to disclose the UBO (ultimate beneficial owner) to Flexado and to
provide the relevant and legally required information and documentation to Flexado.

Article 5 House rules

5.1 The “house rules” of Flexado’s Business Partner apply at the location. The house rules may differ per location. The house rules can be requested per location. The house rules of the relevant location apply in full to the legal relationship between Flexado and the Client. The Client is obliged to strictly comply with the house rules at all times.

Article 6 Termination

6.1 If the agreement between Flexado and the Client ends, the Client is obliged to report its
correspondence address and/or registered office address to the trade register as soon as possible, but no later than within three days after termination of the agreement, and to ensure that the correspondence address and/or registered office address is no longer registered at any of Flexado’s locations.
6.2 If the Client fails to comply, or fails to comply in a timely manner, with the provisions of the
preceding paragraph, Flexado and the Location are entitled to inform the trade register of the change of the Client’s correspondence address and/or registered office address. In this regard, costs of EUR 65 (excl. VAT) will be charged to the Client. These costs will be set off against the security deposit or, if the security deposit is insufficient, will be invoiced separately.
6.3 From the moment the agreement between Flexado and the Client has ended, any mail
packages or letters subsequently received by the Business Partner will be returned to the sender. Flexado accepts no liability whatsoever in this regard. The costs for returning mail packages after termination of the agreement will be charged to the Client and/or set off against the security deposit.

Article 7 Relocation right

7.1 If the Business postal address or Service office is no longer available for whatever reason, Flexado has the right to relocate the Client to a comparable location.
7.2 The client shall loyally cooperate with this relocation and, upon request, sign all necessary forms and provide full cooperation.
7.3 Flexado has the right to terminate the agreement subject to a notice period of 1 month if the Business Center where the client is established ceases its activities, or with a shorter period if the location closes earlier.
7.4 Any costs resulting from a relocation and/or closure of a Business Center shall be at the expense and risk of the client. Flexado is not liable for these costs.

Article 8 Archiving

8.1 If the client has opted for archiving of its mail items, the following applies:
• Additional costs are associated with requesting archived mail items, which will be communicated in advance.
• The costs for requesting depend on the desired delivery period.
• If the client has not met its payment obligations towards Flexado, Flexado is entitled to destroy the archived mail items after a minimum of 6 months. Mail items received after termination of the agreement will be returned to the sender. Flexado accepts no liability whatsoever in this regard.

Article 9 Scanning and uploading to the portal

9.1 If the Client opts for the scanning of its mail items and forwarding by email by Flexado and/or
the Business Partner, the Client authorizes Flexado and the Business Partner to open its mail items.
9.2 The Client is responsible for correctly providing a valid email address.
9.3 Flexado uses an online portal, known as www.my.flexado.com, for sending and scanning
documents. Any terms and conditions relating to the portal also apply.
9.4 Flexado is not liable for (among other things, the content of and the manner of) scanning and
delivering mail items, etc., all within the scope of the limitation of liability as stated in Article 6 of Flexado’s general terms and conditions. Specific Terms and Conditions Telephony services

Article 1 Services

1.1 The Client may procure various telephony services through Flexado as described below.

Article 2 Applicability of general terms and conditions and specific terms and conditions

2.1 In addition to these specific terms and conditions for Telephony services, the general terms and conditions of Flexado as well as the Netherlands ICT Terms and Conditions also apply, which form an integral part of the agreement(s) between the Client and Flexado. The Netherlands ICT Terms and Conditions can be downloaded via www.flexado.com or requested by email at hello@flexado.com.

Article 3 Regional telephone number/fax number

3.1 The Client may activate a regional and/or national telephone number through Flexado.
3.2 Telephone and fax traffic takes place via VoIP in accordance with the terms and prices as specified on the Flexado website. (The telephone costs and specifications can be requested from Flexado by email: hello@flexado.com.)
3.3 The call costs and subscription costs shall be borne by the Client. The tariffs for call and subscription costs may be amended by Flexado during the term.

Article 4 Telephone answering

4.1 The Client may procure telephone answering services through Flexado. The telephone answering is performed by a professional partner of Flexado. The telephone answering is performed according to the Client’s wishes, which are recorded in a separate instruction sheet.
4.2 The terms and conditions of the professional partner referred to in Article 4.1 shall apply in full to the legal relationship between Flexado and the Client.
4.3 Flexado is free to replace the professional partner for its own reasons. In this case, the terms and conditions of the replacement professional partner shall apply in full.
4.4 The costs for telephone answering shall be borne by the Client.
4.5 With telephone answering, incoming calls are answered as standard and the message is confirmed to the client by email. For this, the client will be charged an amount per call in accordance with the agreement, in addition to the monthly fee. If incoming calls are answered and then transferred, additional costs will be charged such as call costs and one-time transfer costs.
4.6 The number of incoming telephone calls will be registered by Flexado and shall be deemed binding between the parties.
4.7 Flexado shall handle telephone answering in a professional manner. It accepts no liability whatsoever with respect to these calls. Specific Terms and Conditions Right of use for Flexible workspaces and meeting rooms

Artikel 1 Partijen en definities

1.1 Flexado
Flexado B.V., gevestigd te 5405 AH Uden aan de Liessentstraat 9a, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 53180712, handelend als faciliterende partij en aanbieder van het platform via welk platform overeenkomsten tot stand kunnen komen tussen Klant en Partner, hierna te noemen: “Flexado”.

1.2 Klant
De rechtspersoon of natuurlijke persoon die handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf en via het platform van Flexado een overeenkomst aangaat, dan wel beoogt aan te gaan, met Flexado en/of een Partner, hierna te noemen: “Klant”

1.3 Partner
De natuurlijke persoon of rechtspersoon die eigenaar en/of beheerder is van een Locatie en die met Flexado een overeenkomst heeft gesloten om op of via de Locatie (locatie)diensten aan Klanten aan te bieden, hierna te noemen: “Partner”.

1.4 Locatie
De fysieke plaats (waaronder mede begrepen: het business center, kantoorverzamelgebouw of vergelijkbare bedrijfsruimte) waar de locatiediensten door de Partner aan de Klant worden aangeboden en/of uitgevoerd, hierna te noemen: “Locatie”.

Artikel 2 Diensten

2.1 Onderscheid tussen Platformdiensten en Locatiediensten
Flexado faciliteert via haar platform de totstandkoming, uitvoering en het beheer van overeenkomsten tussen Klant en Partner. In dat kader wordt onderscheid gemaakt tussen: a) Platformdiensten: de diensten die door Flexado via het platform worden aangeboden, waaronder, maar niet beperkt tot, het faciliteren van het tot stand komen van overeenkomsten, abonnementsbeheer, facturatie, communicatie, klantbeheer, compliance-processen, (wettelijke) due diligence en overige ondersteunende diensten; b) Locatiediensten: de diensten die expliciet door de Partner op of via de Locatie aan de Klant worden aangeboden en/of uitgevoerd, waaronder, maar niet beperkt tot, virtuele kantooroplossingen, domicilieverstrekking, flexibele werkplekken, vergaderruimtes en (flex)kantoorruimtes.

2.2 Aanbod en beschikbaarheid
Flexado kan één of meerdere diensten aanbieden, al dan niet in samenwerking met één of meerdere Partners. De beschikbaarheid van Locatiediensten is mede afhankelijk van de (operationele) mogelijkheden, capaciteit en instemming van de betreffende Partner en/of Locatie.

2.3 Specificatie van diensten, voorwaarden en tarieven
De aard, omvang, duur, toepasselijke voorwaarden en tarieven van de Platformdiensten en/of Locatiediensten worden gespecificeerd in de (online) overeenkomst, offerte, het platform en/of de van toepassing zijnde specifieke voorwaarden. De specifieke voorwaarden maken integraal onderdeel uit van de overeenkomst.

2.4 Gebruik van andere locaties en diensten
De Klant kan, indien aangeboden, gebruik maken van overige locaties en/of diensten binnen het netwerk van Flexado en/of Partners, anders dan waarvoor de locatieovereenkomst is aangegaan. De Klant erkent dat tarieven, voorwaarden, beschikbaarheid en dienstverlening per locatie en per Partner kunnen verschillen.

2.5 Toestemming Partner en intrekking dienstverlening
Voor zover Locatiediensten worden aangeboden door een Partner, worden deze diensten aan de Klant ter beschikking gesteld onder voorbehoud van toestemming van de Partner. Flexado en/of de Partner is gerechtigd (tijdelijk) de toegang tot of uitvoering van Locatiediensten te weigeren, te beperken of in te trekken indien daartoe aanleiding bestaat, waaronder, maar niet beperkt tot, operationele redenen, compliance-risico’s, (dreigende) overtreding van wet- en regelgeving, of overtreding van huisregels van de Locatie. Opschorting of beëindiging wordt, waar mogelijk, gemotiveerd en schriftelijk aan de Klant meegedeeld.

2.6 Weigering en beëindiging op grond van compliance en risicobeleid
Indien Flexado en/of de Partner bezwaren heeft tegen het aangaan of voortzetten van een overeenkomst met een (potentiële) Klant, waaronder mede begrepen bezwaren in het kader van compliance, integriteit, sanctiewetgeving, WWFT, fraude(preventie), negatieve media, misbruik of onrechtmatig gebruik, is Flexado gerechtigd: a) de (beoogde) overeenkomst niet tot stand te laten komen; en/of b) de uitvoering van (onderdelen van) de dienstverlening op te schorten; en/of c) de overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen, zonder dat Flexado gehouden is tot vergoeding van enige schade, tenzij de wet anders bepaalt. Opschorting of beëindiging wordt, waar mogelijk, gemotiveerd en schriftelijk aan de Klant meegedeeld.

Artikel 3 Betaling, facturatie en waarborgsom

3.1 Opstartkosten en eerste termijn
3.1.1 Zodra de Klant een overeenkomst aangaat, is de Klant verplicht de overeengekomen opstartkosten te voldoen.
3.1.2 De betaling van de eerste termijn (abonnementskosten en/of overige periodieke kosten) geschiedt op de startdatum van de dienstverlening, zoals opgenomen in de overeenkomst en/of bevestigd via het platform. De startdatum hoeft niet samen te vallen met het moment van totstandkoming van de overeenkomst.

3.2 Facturatie en elektronische verzending
3.2.1 Flexado is gerechtigd alle facturen uitsluitend elektronisch te verzenden, waaronder begrepen via e-mail en/of via het platform.
3.2.2 De Klant stemt ermee in dat elektronische facturatie en communicatie als rechtsgeldig wordt beschouwd, mits de Klant vooraf uitdrukkelijk heeft ingestemd met elektronische communicatie en de elektronische berichten de Klant daadwerkelijk bereiken. Indien de overeenkomst elektronisch tot stand komt, geldt deze instemming van rechtswege.

3.3 Betaalmethoden en betaaltermijnen
3.3.1 De Klant kan gebruik maken van de door Flexado aangeboden betaalmethoden. De betaaltermijn is afhankelijk van de gekozen betaalmethode: a) Handmatige betaling: betaling dient te geschieden binnen 15 dagen na factuurdatum, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen; b) Automatische incasso (waaronder begrepen incasso via creditcard of vergelijkbare automatische betaalmethoden): betaling geschiedt door automatische afschrijving op de overeengekomen datum. Indien de incasso niet slaagt, ontvangt de Klant een ingebrekestelling met een nadere termijn van 7 dagen om alsnog te betalen.
3.3.2 Indien een automatische incasso wordt gestorneerd, geweigerd of om welke reden dan ook niet kan worden uitgevoerd, is de Klant in verzuim na het ongebruikt verstrijken van de in de ingebrekestelling genoemde termijn, onverminderd het recht van Flexado om (wettelijke) rente en incassokosten in rekening te brengen.

3.4 Administratieve toeslagen
3.4.1 Flexado is gerechtigd een administratieve toeslag in rekening te brengen voor de verwerking van handmatige betalingen en/of automatische incasso’s.
3.4.2 De hoogte van eventuele administratieve toeslagen wordt voorafgaand aan het sluiten van de overeenkomst kenbaar gemaakt via het platform, de overeenkomst of een actuele prijslijst, die voor de Klant toegankelijk is.

3.5 Waarborgsom of borgregeling
3.5.1 Bij het aangaan van de overeenkomst kan de Klant kiezen voor: a) betaling van een waarborgsom, of b) gebruikmaking van de borgregeling.
3.5.2 Waarborgsom
a) Indien de Klant kiest voor betaling van een waarborgsom, bedraagt deze waarborgsom maximaal tweemaal (2x) het maandtarief (exclusief btw, tenzij wettelijk anders bepaald), tenzij een hoger bedrag gerechtvaardigd is op basis van het risico. b) Over de waarborgsom wordt geen rente vergoed, tenzij de wet anders bepaalt. c) Over de waarborgsom is geen btw verschuldigd, nu deze strekt tot zekerheid en niet kwalificeert als vergoeding voor een prestatie.
3.5.3 Borgregeling
a) Indien de Klant kiest voor de borgregeling, betaalt de Klant geen waarborgsom, maar is de Klant een maandelijkse administratieve toeslag verschuldigd van 5% van het maandtarief. b) De administratieve toeslag in het kader van de borgregeling kwalificeert niet als waarborgsom, maar als vergoeding voor administratieve verwerking en risicodekking. c) Over deze toeslag is btw verschuldigd. d) De toeslag wordt niet gerestitueerd, ook niet bij beëindiging van de overeenkomst, aangezien deze een vergoeding vormt voor administratie en risicodekking.

3.6 Verrekening en terugbetaling waarborgsom
3.6.1 Indien de Klant een waarborgsom heeft voldaan (en derhalve geen gebruik maakt van de borgregeling), wordt de waarborgsom binnen 90 dagen na beëindiging van de rechtsverhouding tussen Flexado en de Klant terugbetaald, onder de voorwaarden dat: a) alle opeisbare vorderingen van Flexado op de Klant volledig zijn voldaan; en b) de Klant aantoonbaar geen gebruik meer maakt van de diensten van Flexado en/of Partners via het platform.
3.6.2 Flexado is gerechtigd openstaande (opeisbare) vorderingen te verrekenen met de waarborgsom.
3.6.3 Indien na verrekening een restschuld resteert, dient de Klant deze restschuld zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 7 dagen na beëindiging van de overeenkomst, te voldoen.
3.6.4 Een eventueel restant van de waarborgsom wordt terugbetaald op een door de Klant op te geven bankrekeningnummer.

3.7 Niet-tijdige betaling en service stop
3.7.1 Indien de Klant niet tijdig aan zijn betalingsverplichtingen voldoet, is Flexado gerechtigd de Klant in gebreke te stellen en een redelijke termijn voor nakoming te stellen.
3.7.2 Indien de Klant na het verstrijken van deze termijn nog steeds niet volledig aan zijn betalingsverplichtingen heeft voldaan, is Flexado gerechtigd een service stop af te kondigen en door te voeren.
3.7.3 Een service stop houdt in dat Flexado en/of de Partner gerechtigd is de dienstverlening tijdelijk op te schorten en/of te staken, nadat de Klant na ingebrekestelling en het verstrijken van een redelijke termijn nog steeds niet volledig aan zijn betalingsverplichtingen heeft voldaan, totdat volledige betaling heeft plaatsgevonden, zonder dat Flexado gehouden is tot enige schadevergoeding. Opschorting of service stop vindt slechts plaats voor zover de tekortkoming dit rechtvaardigt.

3.8 Payment providers en facturatieplatform
3.8.1 Betalingen kunnen worden verwerkt via door Flexado ingeschakelde payment providers. Flexado maakt onder meer gebruik van: a) Mollie (onder andere voor automatische incasso’s); b) Stripe (onder andere voor creditcardbetalingen).
3.8.2 De facturatie en abonnementenadministratie kan door Flexado worden beheerd via Chargebee of een opvolgend systeem.

Artikel 4 Opzegging en beëindiging

4.1 Opzegging door de Klant: wijze van opzeggen
4.1.1 Opzeggingen door de Klant kunnen uitsluitend worden ingediend en verwerkt via het Flexado-portaal, bereikbaar via www.my.flexado.com (het “Portaal”).
4.1.2 Opzeggingen per e-mail en/of telefonisch kunnen door Flexado niet worden verwerkt, onder meer in verband met privacywetgeving, verificatieverplichtingen en de beveiliging van klantgegevens.
4.1.3 Indien het voor de Klant redelijkerwijs niet mogelijk is om via het Portaal op te zeggen, dient de Klant Flexado daarvan onverwijld op de hoogte te stellen. In dat geval kan opzegging uitsluitend plaatsvinden door middel van een aangetekend schrijven aan het door Flexado opgegeven correspondentieadres.
4.1.4 De datum waarop de opzegging door Flexado is ontvangen, is leidend voor de bepaling van de einddatum van de overeenkomst.

4.2 Opzegtermijn Klant
4.2.1 De Klant kan de overeenkomst opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van drie (3) volledige maanden.
4.2.2 De opzegtermijn wordt berekend vanaf de startdatum van de overeenkomst zoals vermeld in de overeenkomst en/of het Portaal.
4.2.3 Indien de overeenkomst is aangegaan voor bepaalde tijd, eindigt de overeenkomst van rechtswege op de overeengekomen einddatum, tenzij schriftelijk of via het Portaal anders is overeengekomen.

4.3 Onmiddellijke beëindiging door Flexado wegens insolventie e.d.
Flexado is gerechtigd de overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen, zonder inachtneming van een opzegtermijn, indien de Klant: a) in staat van faillissement wordt verklaard; b) (voorlopige) surseance van betaling aanvraagt of verkrijgt; c) onder de wettelijke schuldsaneringsregeling natuurlijke personen (WSNP) komt te vallen; d) zijn onderneming staakt of liquideert; en/of e) indien ten laste van de Klant beslag wordt gelegd.

4.4 Onmiddellijke beëindiging door Flexado wegens tekortkoming, risico of klachten
4.4.1 Flexado is gerechtigd de overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen, zonder inachtneming van een opzegtermijn en zonder op enige wijze aansprakelijk te zijn voor kosten en/of schade (hoe ook genaamd), indien: a) de Klant niet tijdig zijn opeisbare betalingsverplichtingen voldoet; b) Flexado klachten ontvangt over de Klant en/of sprake is van onrust, bezorgdheid of risico’s bij andere klanten of gebruikers van de Locatie met betrekking tot de Klant; c) Flexado van de Partner een verzoek ontvangt tot beëindiging van de relatie en/of overeenkomst met de Klant; en/of d) de Klant anderszins tekortschiet in de nakoming van zijn verplichtingen uit de overeenkomst, deze algemene voorwaarden en/of de specifieke voorwaarden.

4.5 Gevolgen beëindiging door Flexado
4.5.1 Indien Flexado de overeenkomst beëindigt op grond van artikel 4.3 en/of 4.4, eindigt de betalingsverplichting van de Klant: a) bij een overeenkomst voor onbepaalde tijd: aan het einde van de kalendermaand waarin de beëindiging plaatsvindt; b) bij een overeenkomst voor bepaalde tijd: op de overeengekomen einddatum.
4.5.2 De Klant heeft in geval van beëindiging geen recht op continuering van de dienstverlening en/of (voortgezet) gebruik van de Locatiediensten.

4.6 Beëindiging wegens einde samenwerking met Partner / sluiting Locatie
4.6.1 Indien de relatie tussen Flexado en een Partner, om welke reden dan ook, eindigt, is Flexado gerechtigd de overeenkomst met de Klant te beëindigen tegen dezelfde datum waarop de relatie tussen Flexado en de betreffende Partner eindigt.
4.6.2 Onverminderd het bepaalde in artikel 4.6.1 heeft Flexado het recht de overeenkomst met de Klant op te zeggen indien: a) de Partner de Locatiediensten niet langer aanbiedt; en/of b) de Locatie (tijdelijk of definitief) wordt gesloten of buiten gebruik wordt gesteld.
4.6.3 In de gevallen genoemd in artikel 4.6.2 geldt een opzegtermijn van één (1) maand, tenzij de Partner een eerdere sluitingsdatum aangeeft of sprake is van omstandigheden waardoor een kortere termijn redelijkerwijs noodzakelijk is. Indien een kortere opzegtermijn dan één maand wordt gehanteerd, zal Flexado dit motiveren richting de Klant.

Artikel 5 Aansprakelijkheid

5.1 Aansprakelijkheid met betrekking tot Platformdiensten
5.1.1 Flexado is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade van de Klant die het rechtstreekse gevolg is van een aan Flexado toerekenbare tekortkoming in de nakoming van haar verplichtingen met betrekking tot de Platformdiensten, dan wel een aan Flexado toerekenbare onrechtmatige daad.
5.1.2 Aansprakelijkheid van Flexado is slechts aan de orde indien en voor zover de verzekeraar van Flexado tot uitkering overgaat. Indien de verzekeraar om welke reden dan ook niet tot uitkering overgaat, dan wel er geen dekking bestaat, is de aansprakelijkheid van Flexado beperkt tot maximaal tweemaal (2x) het netto factuurbedrag (exclusief btw) dat betrekking heeft op de Platformdiensten waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft, met een absoluut maximum van EUR 2.500,-.

5.2 Uitsluiting aansprakelijkheid met betrekking tot Locatiediensten en diensten van derden
5.2.1 Flexado faciliteert via het platform de totstandkoming en het beheer van overeenkomsten tussen Klant en Partner. De uitvoering van Locatiediensten vindt plaats door de Partner en/of door derden.
5.2.2 Flexado is niet aansprakelijk voor enige schade (waaronder begrepen directe schade, indirecte schade, gevolgschade en vermogensschade) die voortvloeit uit of verband houdt met: a) de (niet-)beschikbaarheid, uitvoering, kwaliteit, veiligheid of geschiktheid van Locatiediensten; b) handelingen of nalaten van de Partner, medewerkers van de Partner of andere derden; c) diensten die door derden worden geleverd, waaronder mede begrepen postverwerking, transport, koeriersdiensten, telefoniepartners en overige serviceproviders; d) storingen, fouten of onderbrekingen bij de Locatie, faciliteiten of systemen van de Partner of derden.

5.3 Indirecte schade uitgesloten
Flexado is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, omzetderving, verlies van goodwill, reputatieschade, gemiste contracten, bedrijfsstagnatie, verlies van gegevens en/of schade als gevolg van bedrijfs- of systeemonderbrekingen, ongeacht de grondslag van de vordering.

5.4 Aansprakelijkheid Klant en vrijwaring
5.4.1 De Klant is jegens Flexado en derden aansprakelijk voor schade als gevolg van tekortkomingen, onrechtmatig handelen en/of overtreding van wet- en regelgeving door de Klant of door personen die door de Klant worden toegelaten tot de Locatie.
5.4.2 De Klant vrijwaart Flexado volledig voor aanspraken van derden die verband houden met of voortvloeien uit de gedragingen, nalaten of tekortkomingen van de Klant, waaronder mede begrepen aanspraken die samenhangen met het gebruik van de Locatiediensten.

5.5 Uitzondering: opzet of bewuste roekeloosheid
De in dit artikel opgenomen aansprakelijkheidsbeperkingen en -uitsluitingen gelden niet indien en voor zover de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de directie van Flexado.

Artikel 6 Concurrentiebeding

6.1.1 Het is de Klant verboden om gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot één (1) jaar na beëindiging daarvan, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Flexado, direct of indirect rechtstreekse overeenkomsten aan te gaan met één of meerdere Partners waarmee de Klant via Flexado in contact is gekomen en/of waarvan de Klant via het platform gebruik heeft gemaakt.
6.1.2 Onder het in artikel 6.1.1 bedoelde verbod wordt mede verstaan het (doen) aangaan van overeenkomsten via derden, gelieerde entiteiten of (rechts)personen, alsmede iedere vorm van omzeiling van het platform van Flexado met het doel diensten bij een Partner af te nemen buiten Flexado om.
6.1.3 Het verbod in dit artikel ziet onder meer op het rechtstreeks afnemen van locatiediensten, virtuele kantooroplossingen, werkplekken, vergaderruimtes, kantoorruimtes en overige diensten die door Partners worden aangeboden.

Artikel 7 Contentbeleid

7.1 Gebruik van adresgegevens
7.1.1 Indien de Klant via Flexado een dienst afneemt die het gebruik van een zakelijk registratieadres, servicekantoor en/of postadres omvat, is het de Klant toegestaan de betreffende adresgegevens te vermelden op de website van de Klant en op correspondentie- en communicatiemateriaal van de Klant.
7.1.2 De Klant dient de adresgegevens correct, volledig en conform de geldende wet- en regelgeving te gebruiken.
7.1.3 Het gebruik van adresgegevens is uitsluitend toegestaan zolang de overeenkomst voortduurt en de betreffende dienst actief is, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

7.2 Gebruik van foto’s en beeldmateriaal van de Locatie
7.2.1 Het is de Klant niet toegestaan om zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Flexado (en/of de betreffende Partner) foto’s, video’s, plattegronden, screenshots, (virtuele) tours of ander beeldmateriaal van de Locatie en/of faciliteiten te maken, te gebruiken, te publiceren, te verspreiden of op enige wijze te exploiteren, ongeacht het doel daarvan.
7.2.2 Dit verbod geldt mede voor gebruik op websites, social media, advertenties, drukwerk, marktplaatsen, bedrijfsprofielen (zoals Google Business), en andere (online) publicaties.
7.2.3 Indien schriftelijke toestemming wordt verleend, kan Flexado daaraan voorwaarden verbinden, waaronder beperkingen in duur, medium, context en gebruiksdoel.

7.3 Communicatie met Partners via het Portaal
7.3.1 De Klant communiceert met Partners uitsluitend via de daarvoor bestemde module(s) in het Portaal, teneinde een veilige, controleerbare en efficiënte communicatie te waarborgen.
7.3.2 Flexado is gerechtigd om communicatie die via het Portaal plaatsvindt te registreren en op te slaan voor zover dit noodzakelijk is voor: a) de uitvoering van de overeenkomst; b) kwaliteitsbewaking en klantondersteuning; c) compliance, fraudepreventie en geschilafhandeling; één en ander met inachtneming van toepasselijke privacywetgeving.
7.3.3 Flexado is niet aansprakelijk voor misverstanden, schade of vertragingen die ontstaan doordat de Klant buiten het Portaal om communiceert met een Partner.

7.4 Merkrecht en gebruik gegevens Flexado
7.4.1 Het is de Klant niet toegestaan om de naam Flexado en/of (onderscheidende) tekens van Flexado (waaronder begrepen logo’s, handelsnamen, merknamen, woordmerken, beeldmerken, domeinnamen, vormgeving, klanken, kleuren en overige merkuitingen), geheel noch gedeeltelijk, op enigerlei wijze te gebruiken, te vermelden, te combineren of te verwerken in het kader van zijn/haar handelsactiviteiten, tenzij Flexado hiervoor voorafgaand schriftelijk toestemming heeft verleend.
7.4.2 Het is de Klant tevens niet toegestaan om gegevens van Flexado (waaronder mede begrepen adresgegevens, KvK-gegevens, btw-gegevens, contactgegevens en overige bedrijfsgegevens) te gebruiken of te combineren in het kader van zijn/haar handelsactiviteiten, behoudens voor zover dit strikt noodzakelijk is voor het gebruik van de overeengekomen diensten en uitsluitend gedurende de looptijd daarvan.
7.4.3 Iedere overtreding van dit artikel kan leiden tot onmiddellijke maatregelen door Flexado, waaronder (maar niet beperkt tot) het verzoek tot verwijdering, opschorting van dienstverlening en/of beëindiging van de overeenkomst conform Artikel 4.
7.4.4 Alle kosten en/of schade die voortvloeien uit of verband houden met overtreding van dit artikel komen volledig voor rekening van de Klant. Hieronder vallen mede (maar niet beperkt tot) kosten voor juridische bijstand, herstelmaatregelen, rectificaties, claims van derden en reputatieschade.

Artikel 8 Anti-discriminatiebeleid

8.1 Doel en reikwijdte
8.1.1 Flexado streeft naar een veilige, inclusieve en respectvolle dienstverlening voor alle (potentiële) Klanten, Partners en gebruikers van het Flexado-platform.
8.1.2 Discriminatie op welke grond dan ook, waaronder, maar niet beperkt tot, ras, huidskleur, nationaliteit, etniciteit, religie, levensovertuiging, geslacht, genderidentiteit, seksuele geaardheid, leeftijd, handicap of enig andere persoonlijk kenmerk, is onverenigbaar met de waarden en het beleid van Flexado.

8.2 Verbod op discriminerend handelen
De Klant, Partner en iedere gebruiker van het platform van Flexado dient zich te onthouden van: a) het weigeren, beperken of anderszins anders behandelen van anderen op grond van de in artikel 8.1.2 genoemde (al dan niet beschermde) kenmerken; b) het gebruiken van taal, beelden, gedragingen of uitingen die discriminerend, kwetsend, stereotyperend of uitsluitend zijn ten aanzien van personen of groepen; c) het op enige wijze bevorderen van uitsluiting, segregatie of ongelijke behandeling van personen of groepen binnen de dienstverlening en communicatie via het platform of op de Locatie.

8.3 Geen invloed op wezenlijke bedrijfsbeslissingen
Het bepaalde in artikel 8.2 laat onverminderd het recht van Flexado om te handelen op basis van objectieve, niet-discriminerende zakelijke en wettelijke criteria, zoals opgenomen in deze algemene voorwaarden, waaronder maar niet beperkt tot: a) het toetsen van Klanten op basis van hun financiële positie, kredietwaardigheid en facturatie-historie; b) het uitvoeren van compliance-, due diligence- en WWFT-controles; c) het weigeren of beëindigen van dienstverlening aan de Klant op grond van risico’s op overtreding van wet- en regelgeving, fraude, negatieve publiciteit, sanctiewetgeving of andere objectief toetsbare risico’s zoals vermeld in artikel 2.5 en artikel 4.4 van deze voorwaarden.

8.4 Handhaving en gevolgen van overtreding
8.4.1 Indien Flexado, een Partner of een andere gebruiker constateert dat een Klant of andere partij zich schuldig maakt aan discriminerend gedrag zoals bedoeld in artikel 8.2, kan Flexado passende maatregelen nemen. Deze kunnen onder meer omvatten: a) waarschuwingen; b) tijdelijke opschorting van toegang tot het platform en/of diensten; c) beëindiging van de overeenkomst conform de bepalingen van artikel 4 (Opzegging en beëindiging); d) andere maatregelen zoals vereist onder toepasselijke wet- en regelgeving.
8.4.2 Discriminatie-uitspraken of –handelingen kunnen tevens worden gemeld bij Flexado ten behoeve van onderzoek en passende vervolgstappen, waarbij Flexado kan vragen om informatie of bewijs met betrekking tot de gerapporteerde gedraging.

Artikel 9 Recensiebeleid

9.1 Doel en uitgangspunten
9.1.1 Flexado kan de Klant de mogelijkheid bieden om via het Portaal en/of via (aan Flexado gelieerde) communicatiekanalen recensies, beoordelingen, feedback of andere uitingen (hierna: “Recensies”) te plaatsen over (i) Platformdiensten, (ii) Locatiediensten, (iii) Partners en/of (iv) Locaties.
9.1.2 Het doel van Recensies is het bevorderen van transparantie, kwaliteitsverbetering en het ondersteunen van (potentiële) klanten bij het maken van keuzes.
9.1.3 Recensies dienen eerlijk, feitelijk, relevant en respectvol te zijn.

9.2 Toegestaan gebruik
9.2.1 Het is de Klant uitsluitend toegestaan een Recensie te plaatsen indien de Klant daadwerkelijk gebruik heeft gemaakt van de betreffende Platformdiensten en/of Locatiediensten waarop de Recensie betrekking heeft.
9.2.2 De Klant garandeert dat de inhoud van de Recensie: a) berust op eigen ervaring; b) naar beste weten juist is; en c) geen misleidende indruk wekt.

9.3 Verboden inhoud en gedragingen
Het is de Klant verboden om Recensies te plaatsen die: a) onrechtmatig, beledigend, discriminerend, intimiderend, haatdragend of bedreigend zijn; b) persoonsgegevens bevatten van medewerkers van Flexado, Partners of derden (waaronder namen, telefoonnummers, e-mailadressen of beeldmateriaal), tenzij uitdrukkelijk en aantoonbaar toestemming is verkregen; c) vertrouwelijke informatie bevatten, waaronder informatie over beveiliging, interne processen, compliance-onderzoeken of due diligence; d) (kennelijk) onwaar, misleidend of ongefundeerd zijn; e) uitsluitend bedoeld zijn om te schaden, te chanteren of druk uit te oefenen; f) reclame bevatten of commerciële uitingen bevatten voor derden.

9.4 Manipulatie en oneigenlijke beïnvloeding
Het is de Klant verboden om Recensies te manipuleren of te beïnvloeden, waaronder mede begrepen: a) het (doen) plaatsen van nep-recensies; b) het plaatsen van meerdere recensies met hetzelfde doel (spam); c) het aanbieden, vragen of accepteren van vergoedingen, kortingen of voordelen in ruil voor een Recensie; d) het dreigen met een negatieve Recensie om een voordeel af te dwingen (zoals korting, restitutie of extra diensten), of het dreigen met een positieve Recensie om voordelen te verkrijgen.

9.5 Moderatie, verwijdering en maatregelen
9.5.1 Flexado behoudt zich het recht voor Recensies te modereren, te verbergen, te verwijderen of de publicatie daarvan te weigeren indien: a) de Recensie in strijd is met dit artikel; b) Flexado hiertoe verplicht is op grond van wet- of regelgeving; c) sprake is van een klacht of een redelijk vermoeden van misbruik, manipulatie of onrechtmatigheid.
9.5.2 Flexado is niet verplicht om Recensies te publiceren en geeft geen garantie dat Recensies permanent zichtbaar blijven.
9.5.3 Bij overtreding van dit artikel is Flexado gerechtigd passende maatregelen te nemen, waaronder het (tijdelijk) blokkeren van reviewfunctionaliteit, opschorting van diensten, of beëindiging van de overeenkomst conform Artikel 4.

9.6 Klachten over recensies
9.6.1 Indien een Klant, Partner of derde van mening is dat een Recensie onrechtmatig is of in strijd is met dit artikel, kan dit worden gemeld bij Flexado.
9.6.2 Flexado beoordeelt meldingen naar eigen inzicht en kan aanvullende informatie opvragen. Flexado beslist uiteindelijk of een Recensie wordt aangepast, verborgen of verwijderd.

9.7 Aansprakelijkheid
9.7.1 Recensies worden geplaatst onder verantwoordelijkheid van de Klant. De Klant vrijwaart Flexado voor aanspraken van derden die voortvloeien uit of verband houden met door de Klant geplaatste Recensies.
9.7.2 Flexado is niet aansprakelijk voor de inhoud van door Klanten geplaatste Recensies noch voor de gevolgen daarvan.

Artikel 10 Gebruikersrecht en datavalidatie

10.1 Toegang tot het Portaal
10.1.1 Flexado stelt aan de Klant in het kader van de Platformdiensten toegang ter beschikking tot het Flexado-portaal (het “Portaal”).
10.1.2 Via het Portaal kan de Klant onder meer: a) zijn diensten en abonnement(en) inzien en beheren; b) facturen en betaalstatussen inzien; c) relevante documenten aanleveren ten behoeve van compliance, due diligence en WWFT-verplichtingen; d) communiceren met Partners via de daarvoor bestemde modules; e) instellingen, postinstructies en overige service-informatie beheren (voor zover van toepassing).
10.1.3 Het Portaal vormt een integraal onderdeel van de Platformdiensten.

10.2 Leidende gegevens en verantwoordelijkheid Klant
10.2.1 De gegevens die door de Klant in het Portaal worden ingevoerd, aangeleverd, geselecteerd of bevestigd, worden door Flexado als leidend beschouwd voor de uitvoering van de overeenkomst en dienstverlening.
10.2.2 De Klant is volledig verantwoordelijk voor: a) de juistheid, volledigheid en actualiteit van de in het Portaal opgenomen gegevens; b) het tijdig doorvoeren van wijzigingen in deze gegevens; en c) het correct aanleveren van documenten, instructies en contactgegevens.
10.2.3 Flexado is gerechtigd om bij de uitvoering van haar diensten te vertrouwen op de door de Klant in het Portaal ingevoerde of aangeleverde gegevens, zonder verplicht te zijn deze zelfstandig te verifiëren, behoudens voor zover verificatie wettelijk verplicht is (waaronder WWFT).

10.3 Wijzigingen in gegevens
10.3.1 Wijzigingen in gegevens (waaronder bedrijfsgegevens, UBO-informatie, contactgegevens, facturatiegegevens en postinstructies) dienen door de Klant onverwijld in het Portaal te worden bijgewerkt.
10.3.2 Indien de Klant nalaat gegevens tijdig te wijzigen, komen de gevolgen daarvan volledig voor rekening en risico van de Klant.

10.4 Aansprakelijkheid en vrijwaring met betrekking tot gegevens
10.4.1 Flexado is niet aansprakelijk voor schade, kosten, vertragingen, gemiste poststukken, onjuiste facturatie of andere gevolgen die voortvloeien uit onjuiste, onvolledige of verouderde gegevens die door de Klant in het Portaal zijn ingevoerd of aangeleverd.
10.4.2 De Klant vrijwaart Flexado voor aanspraken van derden die voortvloeien uit of verband houden met door de Klant verstrekte gegevens, instructies of documenten.

10.5 Gebruikersrecht, beveiliging en accountverantwoordelijkheid
10.5.1 De Klant ontvangt een persoonlijk en niet-overdraagbaar recht om het Portaal te gebruiken gedurende de looptijd van de overeenkomst.
10.5.2 De Klant is verantwoordelijk voor het veilig gebruik van het Portaal, waaronder mede begrepen: a) het vertrouwelijk houden van inloggegevens; b) het beperken van toegang tot bevoegde personen binnen de organisatie; c) het direct melden van (vermoedens van) misbruik, onbevoegde toegang of datalekken.
10.5.3 Alle handelingen die via het Portaal worden verricht met gebruikmaking van de inloggegevens van de Klant worden geacht door of namens de Klant te zijn verricht en komen voor rekening en risico van de Klant.

10.6 Beschikbaarheid en wijzigingen Portaal
10.6.1 Flexado spant zich in om het Portaal beschikbaar te houden, maar geeft geen garantie dat het Portaal te allen tijde zonder onderbreking of storing beschikbaar is.
10.6.2 Flexado is gerechtigd het Portaal (tijdelijk) buiten gebruik te stellen voor onderhoud, updates of beveiligingsmaatregelen.
10.6.3 Flexado is gerechtigd functionaliteiten van het Portaal te wijzigen, toe te voegen of te verwijderen, mits de kernfunctionaliteit voor het beheer van de dienstverlening redelijkerwijs behouden blijft.

10.7 Bewijswaarde Portaal
10.7.1 De Klant erkent dat registraties, bevestigingen, transacties, logbestanden, tijdstempels en overige (digitale) gegevens zoals vastgelegd in het Portaal en/of de systemen van Flexado, behoudens tegenbewijs, gelden als dwingend bewijs van: a) de inhoud en status van de overeenkomst; b) de door de Klant gekozen diensten, opties en instellingen; c) opzeggingen, wijzigingen en instructies die via het Portaal zijn doorgegeven; d) communicatie tussen de Klant, Flexado en/of Partners die via het Portaal heeft plaatsgevonden; e) het gebruik van het Portaal door de Klant.
10.7.2 Elektronische communicatie, bevestigingen en meldingen via het Portaal worden geacht door de Klant te zijn ontvangen op het moment dat deze in het Portaal beschikbaar zijn gesteld, tenzij de Klant het tegendeel aantoont.

10.8 Opschorting en blokkering van toegang
10.8.1 Flexado is gerechtigd de toegang van de Klant tot het Portaal (tijdelijk) te beperken, op te schorten of te blokkeren indien: a) sprake is van (een vermoeden van) misbruik, fraude, onbevoegde toegang of beveiligingsincidenten; b) de Klant handelt in strijd met deze algemene voorwaarden, de specifieke voorwaarden, toepasselijke wet- en regelgeving en/of huisregels van de Locatie; c) de Klant niet tijdig aan zijn betalingsverplichtingen voldoet; d) Flexado dit redelijkerwijs noodzakelijk acht in het kader van compliance, due diligence, WWFT-verplichtingen of sanctiewetgeving; en/of e) voortzetting van toegang tot het Portaal naar het oordeel van Flexado een risico vormt voor Flexado, Partners, andere klanten of derden.
10.8.2 Opschorting of blokkering van toegang tot het Portaal laat de overige verplichtingen van de Klant, waaronder betalingsverplichtingen, onverlet.
10.8.3 Flexado is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat als gevolg van opschorting of blokkering van toegang tot het Portaal, voor zover deze opschorting of blokkering redelijkerwijs noodzakelijk is op basis van de omstandigheden genoemd in artikel 10.8.1.

Artikel 11 Overige

11.1 Rechtmatig en zorgvuldig gebruik van diensten
11.1.1 De Klant garandeert dat hij/zij de onder deze overeenkomst verleende diensten uitsluitend zal gebruiken in overeenstemming met toepasselijke wet- en regelgeving.
11.1.2 Het is de Klant verboden om de diensten (waaronder begrepen Platformdiensten en/of Locatiediensten) te gebruiken voor doeleinden die onrechtmatig, frauduleus, immoreel, misleidend, discriminerend, lasterlijk of anderszins schadelijk zijn, of die kunnen leiden tot reputatieschade, aansprakelijkheid of toezichtmaatregelen voor Flexado, Partners of derden.
11.1.3 Indien Flexado een redelijk vermoeden heeft dat de Klant handelt in strijd met artikel 11.1.1 en/of 11.1.2, is Flexado gerechtigd passende maatregelen te nemen, waaronder opschorting van dienstverlening, service stop, blokkering van toegang tot het Portaal en/of beëindiging van de overeenkomst conform Artikel 4.

11.2 Wijziging van algemene en specifieke voorwaarden
11.2.1 Flexado is gerechtigd deze algemene voorwaarden en/of de specifieke voorwaarden tussentijds te wijzigen.
11.2.2 Gewijzigde voorwaarden worden door Flexado tijdig bekendgemaakt via het Portaal en/of per elektronische communicatie (zoals e-mail) en treden in werking op de door Flexado aangegeven ingangsdatum.
11.2.3 Indien de Klant na de ingangsdatum gebruik blijft maken van de diensten, wordt de Klant geacht met de gewijzigde voorwaarden te hebben ingestemd.

Artikel 12 Toepasselijkheid en algemene en specifieke voorwaarden

12.1 Toepasselijkheid
12.1.1 Door acceptatie van één of meerdere (online) overeenkomsten via het platform en/of het Portaal, verklaart de Klant zich akkoord met de toepasselijkheid van deze algemene voorwaarden.
12.1.2 Deze algemene voorwaarden vormen een integraal onderdeel van alle overeenkomsten en rechtsverhoudingen tussen Flexado en de Klant met betrekking tot de Platformdiensten en/of overige door Flexado aangeboden diensten.

12.2 Uitsluiting algemene voorwaarden Klant
12.2.1 Eventuele algemene voorwaarden of inkoopvoorwaarden van de Klant worden uitdrukkelijk van de hand gewezen en zijn niet van toepassing, tenzij Flexado deze uitdrukkelijk en schriftelijk heeft aanvaard.

12.3 Specifieke voorwaarden
12.3.1 Op specifieke diensten kunnen naast deze algemene voorwaarden tevens specifieke voorwaarden van toepassing zijn.
12.3.2 De specifieke voorwaarden maken integraal onderdeel uit van de overeenkomst.
12.3.3 In geval van strijdigheid tussen bepalingen uit deze algemene voorwaarden en de specifieke voorwaarden, prevaleren de specifieke voorwaarden.

Artikel 13 Toepasselijk recht

13.1 Nederlands recht
Op alle rechtsverhoudingen tussen de Klant en Flexado is bij uitsluiting Nederlands Recht van toepassing.

13.2 Afhandeling van geschillen
Alle geschillen die tussen partijen mochten ontstaan, naar aanleiding van een gesloten overeenkomst dan wel van nadere overeenkomsten die daarvan het gevolg mochten zijn of uit enige andere bestaande of toekomstige rechtsbetrekking, zullen worden beslecht door de Rechtbank Midden Nederland locatie Utrecht.

Artikel 1 Definities

1.1 Een zakelijk postadres kan als correspondentie of als nevenvestiging worden geregistreerd op de locatie aangeboden door Flexado. De Klant mag dit correspondentieadres aan derden kenbaar maken. Het is nadrukkelijk niet toegestaan om een zakelijk postadres als hoofdvestiging van de Klant te registreren.
1.2 Een Servicekantoor kan worden gebruikt als inschrijfadres voor de onderneming van de Klant. De exacte voorwaarden en condities voor het gebruik van een virtueel kantoor als zakelijke registratieadres kunnen per land en regio verschillen.
1.3 Postservice is een dienst van Flexado waarbij Flexado de ontvangen poststukken van De Klant overeenkomstig met Flexado verwerkt.

Artikel 2 Toepasselijkheid algemene voorwaarden en specifieke voorwaarden

2.1 Naast deze specifieke voorwaarden Zakelijk postadres, Service kantoor & overige postservices gelden tevens de algemene voorwaarden van Flexado welke een integraal onderdeel van de overeenkomst(en) tussen Klant en Flexado vormen.
2.2 Deze specifieke voorwaarden kunnen eenzijdig door Flexado worden gewijzigd.

Artikel 3 Post

3.1 De Klant neemt een correspondentieadres en/of een vestigingsadres af op een door Flexado aangeboden locatie.
3.2 De Business-partner van Flexado zal de voor de Klant bestemde poststukken in ontvangst nemen en periodiek doorsturen naar Flexado. De poststukken worden verwerkt conform gemaakte afspraak.
3.3 De porti-kosten vermeerderd met (administratie)kosten zullen iedere maand worden gefactureerd aan de Klant.
3.4 De betalingstermijn is 14 dagen na factuurdatum.
3.5 De Klant machtigt Flexado poststukken, pakketjes, deurwaardersexploten, dwangbevelen en aangetekende stukken aan te nemen, waarbij dit steeds voor rekening en risico geschiedt van de Klant. Flexado en/of Business-partner is/zijn niet aansprakelijk voor eventueel hieruit voortvloeiende schade.
3.6 Flexado zal geen voorwerpen in ontvangst nemen zwaarder dan 1,5 kg, groter dan 45 cm in lengte, breedte of hoogte, dan wel drugs, gevaarlijke, levende of bederfelijke goederen bevatten dan wel waarover een redelijk vermoeden bestaat dat het niet toelaatbare zaken of goederen bevat. Flexado behoudt zich het recht voor naar eigen goeddunken niet opgehaalde voorwerpen terug te sturen en/of voorwerpen te weigeren in ontvangst te nemen.
3.7 Poststukken of pakketten onder rembours worden niet aangenomen.
3.8 Indien onverhoopt, om welke reden dan ook poststukken in het ongerede raken, dan komt dit voor rekening en risico van de Klant en niet voor Flexado en/of Business-partner.
3.9 Gebruik van het postadres voor detailhandelsdoeleinden met inloop van (winkel)publiek, is niet toegestaan.
3.10 Op verzoek van de Klant kunnen poststukken per spoedtransport of koerier worden verzonden. De kosten hiervoor komen voor rekening van de Klant.

Artikel 4 Compliance

4.1 In het kader van de WWFT (Wet ter voorkoming van Witwassen en het Financieren van Terrorisme) bouwt Flexado van iedere klant een standaard dossier op. Dit dossier omvat ten minste, maar is niet beperkt tot:
• Kopie van het legitimatiebewijs
• Verificatie van het legitimatiesbewijs
• Bewijs van privéadres (niet ouder dan 3 maanden)
• Uittreksel van de onderneming uit het handelsregister (niet ouder dan 12 maanden)
4.2 Naast het standaarddossier kan Flexado aanvullende documentatie opvragen om het dossier in overeenstemming te brengen met de toepasselijke lokale wet- en regelgeving of de vereisten van de locatie waar de klant de dienst afneemt.
4.3 De klant is verplicht om de UBO (ultimate beneficial owner) aan Flexado kenbaar te maken en de relevante en wettelijk verplichte informatie en documentatie aan Flexado aan te leveren.

Artikel 5 Huisregelement

5.1 Op de locatie geldt het “huisreglement” van de Business-partner van Flexado. Per locatie kunnen de huisreglementen verschillen. De huisreglementen zijn per locatie op te vragen. Het huisreglement van de betreffende locatie is integraal van toepassing op de rechtsverhouding van Flexado met de Klant. De Klant is verplicht het huisreglement te allen tijde stipt na te leven.

Artikel 6 Beëindiging

6.1 Indien de overeenkomst tussen Flexado en de Klant eindigt, dan is de Klant verplicht zijn/haar correspondentieadres en/of vestigingsadres zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen drie dagen na beëindiging van de overeenkomst, door te geven aan het handelsregister en te zorgen dat het correspondentieadres en/of vestigingsadres niet meer op een van de locaties van Flexado staat ingeschreven.
6.2 Indien de Klant het gestelde in het voorgaande lid niet, of niet tijdig nakomt, zijn Flexado en de Locatie gerechtigd het handelsregister te informeren over de wijziging van het correspondentieadres en/of vestigingsadres van de Klant. Ter zake zullen kosten in rekening worden gebracht aan Klant ter grootte van € 65,- excl. BTW. Deze kosten zullen worden verrekend met de waarborgsom of indien de waarborgsom niet toereikend is, separaat worden gefactureerd.
6.3 Vanaf het moment dat de overeenkomst tussen Flexado en Klant is geëindigd zullen nadien door Businesspartner ontvangen postpakketten of brieven worden geretourneerd aan de afzender. Flexado accepteert geen enkele aansprakelijkheid ter zake. De kosten voor het retourneren van postpakketten na beëindiging van de overeenkomst zullen in rekening worden gebracht bij Klant en/of worden verrekend met de waarborgsom.

Artikel 7 Verhuisrecht

7.1 Indien het Zakelijk postadres of Service kantoor om welke reden dan ook niet meer beschikbaar is heeft Flexado het recht om De Klant te verhuizen naar een vergelijkbare locatie.
7.2 De klant zal aan deze verhuizing loyaal zijn medewerking verlenen en desgevraagd alle noodzakelijke formulieren tekenen en zijn volledige medewerking verlenen.
7.3 Flexado heeft het recht de overeenkomst op te zeggen met een inachtneming van een termijn van 1 maand indien het Business Center waar de klant gevestigd is haar activiteiten beëindigt dan wel met een kortere termijn indien de locatie eerder sluit.
7.4 Eventuele kosten die het gevolg zijn van een verhuizing en of sluiting van een Business Center, komen voor rekening en risico van de klant. Flexado is niet aansprakelijk voor deze kosten.

Artikel 8 Archivering

8.1 Indien de klant heeft gekozen van archivering van zijn/haar poststukken dan geldt het volgende:
• aan het opvragen van archiveerde poststukken zijn additionele kosten verbonden welke vooraf kenbaar zullen worden gemaakt.
• de kosten voor het opvragen zijn afhankelijk van de gewenste levertermijn.
• indien de klant zijn betalingsverplichting jegens Flexado niet is nagekomen dan is Flexado gerechtigd de gearchiveerde poststukken te vernietigen na minimaal 6 maanden. Ontvangen poststukken na beëindiging van de overeenkomst zullen retour afzender worden gestuurd. Flexado aanvaardt ter zake geen enkele aansprakelijkheid.

Artikel 9 Inscannen en uploaden naar het portaal

9.1 Indien De Klant kiest voor het inscannen van zijn/haar poststukken en het doorsturen per e-mail door Flexado en/of Business-partner machtigt De Klant Flexado en Business-partner voor het openen van zijn/haar poststukken.
9.2 De Klant is verantwoordelijk voor het juist aanleveren van een correct e-mailadres.
9.3 Flexado maakt gebruik van een online portaal, te kennen www.my.flexado.com, voor het versturen en inscannen van de documenten. Eventuele voorwaarden met betrekking tot het portaal zijn hierop tevens van toepassing.
9.4 Flexado is niet aansprakelijk voor (onder andere de inhoud van en de wijze van) het inscannen en aanleveren van poststukken e.d. een en ander binnen de reikwijdte van de aansprakelijkheidsbeperking zoals vermeld in artikel 6 van de algemene voorwaarden van Flexado.

Artikel 1 Diensten

1.1 De Klant kan via Flexado verschillende telefoondiensten afnemen zoals hieronder benoemd.

Artikel 2 Toepasselijkheid algemene voorwaarden en specifieke voorwaarden

2.1 Naast deze specifieke voorwaarden Telefonie services gelden tevens de algemene voorwaarden van Flexado alsmede de Nederland ICT Voorwaarden welke een integraal onderdeel van de overeenkomst(en) tussen Klant en Flexado vormen. De Nederland ICT voorwaarden zijn te downloaden via www.flexado.com of op te vragen per e-mail via hello@flexado.com.

Artikel 3 Regionaal telefoonnummer/faxnummer

3.1 De Klant kan via Flexado een regionaal en/of nationaal telefoonnummer activeren.
3.2 Het telefoon- en faxverkeer geschiedt via VoIP overeenkomstig de voorwaarden en prijzen zoals gespecificeerd op de website van Flexado. (De telefoonkosten en specificaties zijn bij Flexado opvraagbaar per e-mail: hello@flexado.com.
3.3 De gesprekskosten en abonnementskosten komen voor rekening van de Klant. De tarieven voor de gespreks- en abonnementskosten kunnen tussentijds door Flexado gewijzigd worden.

Artikel 4 Telefoonbeantwoording

4.1 De Klant kan via Flexado telefoonbeantwoording afnemen. De telefoonbeantwoording geschiedt door een professionele partner van Flexado. De telefoonbeantwoording geschiedt volgens de wensen van de Klant, welke wensen middels een separate afsprakenlijst worden vastgelegd.
4.2 De voorwaarden van de professionele partner genoemd in artikel 4.1 zullen integraal van toepassing zijn op de rechtsverhouding van Flexado en de Klant.
4.3 Het staat Flexado vrij om haar moverende redenen de professionele partner te vervangen. In dit geval zullen de voorwaarden van deze vervangende professionele partner integraal van toepassing zijn.
4.4 De kosten voor de telefoonbeantwoording komen voor rekening van de Klant.
4.5 Bij telefoonbeantwoording worden standaard de binnenkomende gesprekken aangenomen en de boodschap per e-mail aan de klant bevestigd. Hiervoor zal aan de klant een bedrag conform overeenkomst per gesprek worden berekend buiten het maandbedrag om. Indien binnenkomende gesprekken worden aangenomen en daarna worden doorgeschakeld worden hiervoor extra kosten in rekening gebracht zoals gesprekskosten en eenmalige doorschakelkosten.
4.6 Het aantal binnenkomende telefoongesprekken zal door Flexado worden geregistreerd en tussen partijen als bindend gelden.
4.7 Flexado zal telefoonbeantwoording op een zakelijke manier afhandelen. Zij aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid ten aanzien van deze gesprekken.

Artikel 1 Definitie

1.1 1.2 Een flexibele werkplek is een werkplek die bestaat uit een werktafel en een stoel die via Flexado worden aangeboden op een locatie bij een Business-partner van Flexado. Een vergaderruimte is een vergaderzaal, een groepsruimte of andere ruimtes die via Flexado worden aangeboden op een locatie bij een Business-partner van Flexado.

Artikel 2 Toepasselijkheid algemene voorwaarden en specifieke voorwaarden

2.1 Naast deze specifieke voorwaarden flexibele werkplekken en vergaderruimtes gelden tevens de algemene voorwaarden van Flexado welke een integraal onderdeel van de overeenkomst(en) tussen Klant en Flexado vormen.

Artikel 3 Reserveren

3.1 De Klant kan een flexibele werkplek of vergaderruimte online reserveren via www.flexado.com, per e-mail aan hello@flexado.com of telefonisch.
3.2 Wanneer de Klant om welke reden dan ook de reservering wenst te annuleren, dient de Klant Flexado hiervan schriftelijk op de hoogte te brengen. De dag waarop Flexado deze annulering heeft ontvangen is leidend bij het bepalen van de annuleringskosten. De annuleringskosten bedragen 100% van de hoofdsom indien de Klant niet uiterlijk 1 werkdag voor de datum van reservering annuleert.
3.3 De Klant kan de flexibele werkplek of vergaderruimte uitsluitend gebruiken overeenkomstig de overeengekomen tijden.
3.4 Indien de Klant de gereserveerde tijd niet of niet geheel gebruikt, dan zal geen restitutie plaatsvinden.
3.5 Indien de Klant de gereserveerde tijd wil verlengen, dan zal zulks uitsluitend kunnen gebeuren indien de betreffende ruimte nog beschikbaar is. In dat geval zal de extra tijd bij de Klant in rekening worden gebracht overeenkomstig het geldende tarief.
3.6 Indien de ruimte niet beschikbaar is, zal de Klant de ruimte dienen te verlaten. Indien een alternatieve ruimte beschikbaar is, zal de Klant deze ruimte tegen het geldende tarief kunnen reserveren.

Artikel 4 Huisregels

4.1 Op iedere locatie waar flexibele werkplekken en/of vergaderruimtes gereserveerd kunnen worden gelden huisregels. Klanten dienen zich aan deze huisregels te houden. Deze huisregels worden aan de klanten opgelegd om redenen als gezondheid, veiligheid, brandpreventie of het waarborgen van een goede werksfeer. De Klant dient de huisregels bij de betreffende locatie op te vragen.

Artikel 5 Diensten

5.1 Indien aanwezig kan de Klant diverse diensten bij de flexibele werkplek en/of vergaderruimte reserveren zoals koffie/thee, internetverbinding, etc. Deze diensten worden gefaciliteerd door de Business-partner van Flexado. Flexado zal de kosten van deze diensten in rekening brengen bij de Klant.

Artikel 6 Meerdere personen

6.1 Het is niet toegestaan om op één werkplek, bestaande uit één werktafel en één stoel, met meerdere personen af te spreken. In het voorkomende geval zal alsdan een vergaderruimte of groepsruimte gereserveerd moeten worden.

Artikel 7 Aansprakelijkheid

7.1 De aansprakelijkheid van Flexado is beperkt overeenkomstig de algemene voorwaarden.
7.2 Het is Flexado niet bekend of alle bureaus en bureaustoelen en dergelijke bij iedere Business-partner van Flexado voldoen aan de geldende wet- en regelgeving waaronder de ARBO-eisen. Flexado is niet aansprakelijk voor enige schade of letsel dat hieruit voortvloeit. De Klant kan per locatie opvragen of de inventaris voldoet aan de ARBO-eisen.
7.3 Alle kosten welke voortvloeien uit het gebruik van flexibele werkplekken en/of vergaderruimtes ingevolge de geldende wet- en regelgeving komen voor rekening van de Klant.

Artikel 8 Kosten

8.1 Flexado behoudt zich het recht voor eventuele benodigde schoonmaakkosten, kosten voor herstelwerkzaamheden, evenals schade aan faciliteiten en accommodaties, veroorzaakt door de Klant of door hem toegelaten personen, in rekening te brengen bij de Klant.