Qui se cache réellement derrière votre entreprise? Voici vos UBO

Vous faites une demande de bureau virtuel et tout se déroule comme prévu. Vous saisissez vos informations, choisissez une adresse et êtes prêt à continuer. Jusqu’au moment où nous vous demandons de fournir la structure de votre entreprise et vos UBO. C’est souvent à ce moment-là que les entrepreneurs hésitent. Non pas parce qu’ils ne veulent pas fournir ces informations, mais parce que la demande n’est pas immédiatement claire. Que voulons-nous dire exactement par UBO? Et jusqu’où faut-il aller dans ce détail?

La bonne nouvelle: c’est moins complexe que cela en a l’air. Mais il faut tout de même comprendre pourquoi nous demandons cela.

Un UBO ‘Ultimate Beneficial Owner’, est la personne qui bénéficie en dernier ressort de l’entreprise ou qui en exerce le contrôle. Dans de nombreux cas, il s’agit de quelqu’un qui détient plus de 25 % des parts. Mais ce n’est en réalité que le début. La vraie question est: qui se trouve réellement derrière cette entreprise, si l’on enlève toutes les couches intermédiaires?

Pourquoi les structures d’entreprise sont importantes

De nombreux entrepreneurs associent leur entreprise à leurs activités quotidiennes: clients, chiffre d’affaires, croissance. La structure juridique est souvent perçue comme quelque chose pour le comptable. Pourtant, cette structure détermine la répartition de la propriété et du contrôle. Et cela fait une grande différence.

Une société simple avec deux actionnaires est transparente. On voit immédiatement qui sont les propriétaires. Mais dès qu’il y a des holdings, des investisseurs ou plusieurs niveaux, cela devient moins visible. Et c’est précisément là que réside l’enjeu. Les structures d’entreprise peuvent, volontairement ou non, dissimuler qui bénéficie réellement de l’entreprise ou qui la contrôle. Cela n’est pas forcément problématique; ces structures sont souvent mises en place pour des raisons fiscales, juridiques ou stratégiques. Mais cela signifie que l’on ne peut pas toujours comprendre la réalité en se basant uniquement sur l’apparence.

C’est pourquoi on regarde toujours à travers la structure. Non pas parce qu’elle est incorrecte, mais parce qu’il faut identifier les personnes physiques derrière celle-ci.

Pourquoi les UBO sont essentiels

Les UBO deviennent importants lorsque la propriété et le contrôle ne sont plus directement visibles. Tant que tout est simple, ils apparaissent naturellement. Mais dès qu’il y a plusieurs niveaux, il devient essentiel d’identifier explicitement les bénéficiaires effectifs.

Ce n’est pas seulement important pour nous, mais aussi pour:

• les banques
• les investisseurs
• les comptables
• et les autorités de contrôle

Tout le monde veut savoir avec qui il traite réellement.

Sans visibilité sur les UBO, une entreprise pourrait être parfaitement légale tout en laissant planer un doute sur les personnes qui en sont réellement à l’origine. Et c’est précisément ce que la législation cherche à éviter. Il ne s’agit pas de contrôler pour contrôler, mais de garantir la transparence.

Cela commence souvent simplement

Dans de nombreux cas, la situation est heureusement très claire.

Par exemple, vous avez créé une entreprise avec un associé. Lisa et Tom lancent une agence de marketing. Lisa détient 60 % des parts et Tom 40 %. Dans ce cas, c’est immédiatement évident: Lisa et Tom sont tous deux des UBO. Ils ont chacun un intérêt substantiel et partagent le contrôle de l’entreprise. Cela montre aussi pourquoi les UBO sont, à la base, simples: la structure et la réalité coïncident parfaitement. Ce que vous voyez correspond à la réalité.

Mais que se passe-t-il avec une holding?

Dès qu’une structure de holding entre en jeu, la situation change.

Lisa et Tom ont structuré leur entreprise différemment. La société opérationnelle, Bright Marketing BV, est entièrement détenue par une holding. Cette holding appartient ensuite à 70 % à Lisa et à 30 % à Tom. Sur le papier, seule la holding apparaît comme propriétaire de la société opérationnelle. Si l’on s’arrête là, on passe à côté de l’essentiel.

La vraie question est: qui possède cette holding?

En remontant d’un niveau, on retrouve Lisa et Tom. Ils restent les bénéficiaires effectifs, mais de manière indirecte. Cela montre bien pourquoi les structures d’entreprise et les UBO sont indissociables. La structure explique comment tout est organisé, mais l’UBO révèle qui se trouve réellement derrière.

Et si personne n’a la majorité?

Toutes les structures ne comportent pas un propriétaire dominant. Imaginez une agence créative avec cinq associés détenant chacun 20 %. Aucun ne détient une participation majoritaire. Dans ce cas, on ne peut pas se baser uniquement sur les pourcentages. Il faut comprendre le fonctionnement réel de l’entreprise. Qui prend les décisions? Y a-t-il un dirigeant? Ou s’agit-il réellement d’une collaboration égalitaire? Souvent, dans ce type de situation, les associés sont eux-mêmes considérés comme UBO, car ils exercent ensemble le contrôle.

Cela montre que les UBO ne concernent pas uniquement la propriété, mais aussi l’influence.

L’UBO moins visible

Parfois, la complexité ne réside pas dans la structure, mais dans la réalité en coulisses. Pensez à un fondateur qui a vendu une partie de ses parts, mais qui continue à orienter l’entreprise. Sur le papier, il ne détient peut-être plus qu’une petite participation, mais en pratique, son pouvoir reste important. Dans ce cas, cette personne peut toujours être considérée comme UBO.

C’est aussi pourquoi nous posons parfois des questions supplémentaires. Non pas pour compliquer le processus, mais pour s’assurer que la réalité correspond à ce qui est déclaré.

Pourquoi nous avons besoin de ces informations

En tant que prestataire de services aux entreprises, nous sommes tenus de bien connaître nos clients. Cela signifie que nous examinons non seulement l’entreprise, mais aussi les personnes qui la composent. Les structures d’entreprise apportent du contexte. Les UBO apportent de la clarté.

Ensemble, ils permettent de déterminer:

• qui sont les bénéficiaires effectifs
• qui détient le contrôle
• et avec qui nous faisons réellement affaire

Sans cette combinaison, vous ne verriez que la moitié de l’histoire.